Gestion administrative des services de santé

Description et/ou particularités

Ce qui suit résume les points à examiner par le département de l’administration/des ressources humaines dans les situations d’urgence :

• Vérifier que le personnel déployé est couvert par une assurance santé valide (en accordant une attention particulière au personnel associé).
• Tenir à jour une liste des assurances et des contacts correspondants. Savoir comment contacter d’urgence les prestataires d’assurances. À mettre à jour régulièrement.
• Savoir comment délivrer une lettre de garantie en cas d’urgence. La lettre de garantie permet au personnel d’être admis à l’hôpital dans un contexte d’urgence.

En situation d’urgence, l’équipe de l’administration/des ressources humaines joue un rôle critique pour assurer le bien-être des membres du personnel et leur apporter le soutien dont ils ont besoin. Ce qui suit résume les points à examiner par le département de l’administration/des ressources humaines dans les situations d’urgence :

• Assurance santé valide : s’assurer que tous les membres du personnel déployé sont couverts par une assurance valide. Accorder une attention particulière aux membres du personnel associé et vérifier que leur assurance est valide et couvre les situations d’urgence.
• Liste de contacts des prestataires d’assurances : tenir à jour une liste complète des assurances dont bénéficient les membres du personnel, ainsi que des personnes de contact de chacun des prestataires d’assurances. Cette liste doit inclure les coordonnées d’urgence pour garantir la rapidité de la communication en cas de crise.
• Mise à jour régulière des informations : vérifier régulièrement les coordonnées des prestataires d’assurances afin de disposer en permanence d’une liste de contacts à jour. Des informations exactes et actualisées sont ainsi disponibles dans les situations d’urgence.
• Lettre de garantie : se familiariser avec le processus de délivrance d’une lettre de garantie dans les situations d’urgence. La lettre de garantie confirme que l’organisation s’engage à prendre en charge les dépenses médicales et permet au membre du personnel qui en est porteur d’être admis à l’hôpital dans les situations d’urgence. (Voir exemple de lettre de garantie ci-dessous.)

En suivant ces principes directeurs et en mettant en place les mesures nécessaires, l’équipe de l’administration/des ressources humaines pourra fournir au personnel une assistance plus efficace dans les situations d’urgence et garantira qu’il disposera d’un accès à des soins médicaux appropriés et sera couvert par une assurance. Cette approche proactive de la préparation aux urgences contribue à assurer aux membres du personnel des conditions globales de sécurité et de bien-être lorsqu’ils sont confrontés à des situations critiques.

- Pour l’UNSMIS, la procédure doit être effectuée par l’intermédiaire du service d’assistance téléphonique d’urgence disponible 24 h/24 et 7 j/7 : numéro gratuit +1 833 569 8740, numéro d’appel en PCV +1 819 569 8740. Veuillez consulter le site internet de l’UNSMIS pour plus d’informations.

- Pour le MIP : contactez votre administrateur MIP local qui pourra vous aider à obtenir la lettre de garantie et un contact direct avec l’hôpital local.

• Tenir à jour une liste des membres de la famille et des numéros d’urgence de tous les employés. À mettre à jour régulièrement.
• Vérifier que tous les membres du personnel ont les certificats médicaux requis. Ne pas oublier le personnel recruté localement (certificats médicaux des chauffeurs, contrats d’assistance technique de moins de trois mois).
• Aider le chef de bureau/chef d’équipe à identifier les établissements de santé les plus proches et transmettre au personnel les détails de leur emplacement ainsi que leurs coordonnées.
• Coordonnées à connaître :

- Établissements de santé

- Services locaux d’ambulance aérienne

- Services d’ambulance routière

- Médecins agréés par les Nations Unies

• Vérifier, en lien avec la Section de la sûreté sur le terrain (FSS), qu’un plan d’évacuation sanitaire existe et se familiariser avec l’instruction administrative (IA) et les POS de ce plan. Pour plus d’informations, veuillez consulter la section « Évacuation sanitaire (personnel) ».
• Vérifier que des kits de prophylaxie postexposition sont disponibles dans chaque bureau et que le personnel sait à qui s’adresser pour les recevoir. Vérifier les dates d’expiration. Vous pouvez contacter la Section médicale du HCR pour l’envoi urgent de kits de prophylaxie postexposition.
• Vérifier que des trousses de premiers secours sont disponibles dans chaque bureau et que le personnel sait où elles se trouvent. Vérifier les dates d’expiration.
• Assurer l’approvisionnement en articles d’hygiène de base : masques, désinfectant (gel pour les mains en particulier), etc. en quantité suffisante pour l’ensemble du personnel.
• Connaître et mettre en œuvre le plan de gestion de la santé et de la sécurité au travail

S’il y a une maison d’hôtes, s’assurer que les normes minimales d’hébergement sont respectées.

• Coordonnées : veiller à ce que les membres du personnel aient accès, dans les situations d’urgence, au service d’assistance téléphonique d’urgence et aux numéros utiles d’assistance médicale et de support. Pour le service d’assistance téléphonique d’urgence, il existe un numéro gratuit et un numéro d’appel en PCV.

Service d’assistance téléphonique d’urgence de l’UNSMIS

Pour le MIP : contactez votre administrateur MIP local qui pourra vous aider à obtenir la lettre de garantie et un contact direct avec l’hôpital local.

• Membres de la famille et numéros d’urgence : Tenir à jour une liste des membres de la famille et des numéros d’urgence de tous les employés. Mettre à jour ces informations régulièrement afin de pouvoir communiquer efficacement lors de crises.
• Certificats médicaux : s’assurer que tous les membres du personnel ont obtenu les certificats médicaux nécessaires à l’exercice de leurs fonctions respectives. Ne pas oublier le personnel recruté localement (certificats médicaux des chauffeurs, contrats de durée inférieure à trois mois, etc.).
• Connaissance des établissements de santé : aider le chef de bureau/chef d’équipe à identifier les établissements de santé les plus proches et transmettre au personnel les détails de leur emplacement ainsi que leurs coordonnées.
• Coordonnées : disposer des coordonnées des différents services médicaux, y compris des établissements de santé, des services locaux d’ambulance aérienne et d’ambulance routière et des médecins agréés par les Nations Unies.
• Plan d’évacuation sanitaire : se coordonner avec la Section de la sûreté sur le terrain (FSS) afin de mettre en place un plan d’évacuation sanitaire. Se familiariser avec l’IA et les POS applicables à ce plan.
• Kits de prophylaxie postexposition et trousses de premiers secours : veiller à ce que des kits de prophylaxie postexposition et des trousses de premiers secours soient disponibles dans chaque bureau et que les membres du personnel sachent où ils se trouvent. Vérifier régulièrement les dates d’expiration et procéder au réapprovisionnement selon les besoins. Les kits de prophylaxie postexposition sont généralement conservés et distribués par le DSS.
• Articles d’hygiène de base : assurer l’approvisionnement en articles d’hygiène de base : masques, désinfectant (gel pour les mains en particulier), etc. en quantité suffisante pour l’ensemble du personnel.
• Santé et sécurité au travail : se familiariser avec les mesures du plan de gestion de la santé et de la sécurité au travail et les mettre en œuvre afin d’assurer au personnel un environnement de travail sûr.
• Normes dans les hébergements d’accueil des visiteurs : s’il y a une maison d’hôtes, s’assurer que les normes minimales d’hébergement sont respectées afin de garantir la sécurité et le bien-être des occupants.