البروتوكول الدبلوماسي

ما هو البروتوكول؟

يشتق مصطلح بروتوكول من الكلمة اليونانية protokollan (تعني الغراء الأول) وهي نسبة لعملية لصق ورقة تثبّت في الوجه الأمامي للوثائق المختومة. وللمصطلح اليوم معانٍ مختلفة في العالم الدبلوماسي: اتفاق رسمي بين الدول؛ وتعديل معاهدة أو اتفاقية؛ ومدونة قواعد السلوك المتفق عليها التي تحكم شؤون الدولة أو المناسبات الدبلوماسية.

يناقش هذا المدخل قواعد اللياقة والدبلوماسية التي تسهّل العلاقات الإيجابية بين الدول والجهات الفاعلة الأخرى وتتيح نجاح المفاوضات. وهذا البروتوكول مهم في مجالات كثيرة مثل توجيه زيارات المسؤولين الرفيعي المستوى، واحترام ترتيب الأسبقية خلال المهام الرسمية، والمحافظة على الشكليات في التواصل الشفهي والخطي، واتباع المبادئ التوجيهية الأخرى ذات الصلة مثل الاستخدام الصحيح لأسماء البلدان وقواعد الأعلام.

وعلى الرغم من أن مدونات قواعد السلوك التي تحكم العلاقات بين الشعوب لطالما كانت موجودة، إلا أن مؤتمر فيينا أنشأ رسمياً في عام 1815 نظاماً دولياً لدرجات التمثيل الدبلوماسي، وحدّد أماكن جلوس الأشخاص في الاجتماعات، وأكّد ثانية على مبدأ الحصانة الدبلوماسية. ويتضمن الفصل الثالث من مجموعة معاهدات الأمم المتحدة الصكوك الدولية المختلفة التي تتطرق إلى الامتيازات والحصانات والعلاقات الدبلوماسية والقنصلية (بما في ذلك اتفاقية فيينا للعلاقات الدبلوماسية عام 1961)، ووضعها القانوني.

البروتوكول من الناحية العملية

يُصاغ البروتوكول بما يتوافق مع الحس العام والآداب. ويعتبره البعض فناً، وبحكم طبيعته، يجب أن يكون مرناً وقابلاً للتكييف. وغالباً ما لا يتضمّن شيئاً صحيحاً أو خاطئاً. ما يهم هو أن يكون كل قرار (في ما يتعلق بطريقة الجلوس أو الدور في الكلام، على سبيل المثال) مرتكزاً على المنطق والحكمة وأن تكون الترتيبات شفافة ومفهومة من قِبل الجميع بوضوح.

من المستحسن الاطّلاع على العادات وآداب التصرف المحلية، بما في ذلك الترحيب والإيماءات وتبادل التحيات، إلخ. ولمعظم الحكومات مكتب للبروتوكول (غالباً ما يكون في وزارة الخارجية) يمكن استشارته في هذه المسائل. ويكون مكتب البروتوكول مسؤولاً كذلك عن تحديد امتيازات وحصانات الموظفين الدبلوماسيين. وفي حالة الشك (حول ترتيبات الجلوس أو طريقة مخاطبة مسؤول كبير في الحكومة)، من الأفضل دائماً التحقق مباشرة مع شخص ما في السُلطة.وتنشر حكومات كثيرة أيضاً كتيبات حول البروتوكول وهي مستعدة لإتاحتها للجمهور.

الاطّلاع على اتفاقية المنظمة مع البلد المضيف (اتفاق المقر)

يجب أن يكون جميع الموظفين على اطلاع على اتفاقية منظمتهم مع بلدهم المضيف (غالباً ما يشار إليها باسم اتفاق المقر)، وهي نوع خاص من المعاهدات المبرمة بين منظمة دولية ودولة تستضيفها على أراضيها. تحدّد هذه الاتفاقية الشروط الأساسية التي تتعاون على أساسها المفوضية، وفقاً لولايتها، مع الحكومة، وتفتح مكتباً واحداً أو أكثر أو تبقيه مفتوحاً، وتنفذ مهامها في مجال توفير المساعدات والحماية الدولية لصالح اللاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية، في البلد المضيف.

يتمتع وضع المفوضية وامتيازاتها وحصاناتها بمكانة راسخة بموجب القانون الدولي. ولكن من المفيد جداً إبرام اتفاقية مباشرة مع الحكومة المعنية تترجم إلى اللغة المحلية وتسهل التواصل مع السلطات الوطنية.

تنظيم الزيارات رفيعة المستوى

في العمليات الرفيعة المستوى، قد يزور أشخاص أو مسؤولون رفيعو المستوى، بعضهم تابعون للحكومات المانحة الرئيسية، مخيمات اللاجئين في كثير من الأحيان، ما يساعد في تعزيز الوعي والدعم المالي للعملية. ومع ذلك، يمكن أن تستقطب هذه الزيارات أيضاً اهتمام وسائل الإعلام بشكل كبير، حيث يتطلع الصحفيون إلى تغطية الأخبار من زوايا جيدة وسيئة في الوقت نفسه. يمكن إيجاد أي «زلة» في البروتوكول وتعميمها على وسائل التواصل الاجتماعي، ما يسيء إلى صورة العملية والمنظمة، ومن المحتمل أن يحرج البلد المضيف. ويساهم التخطيط الدقيق للزيارات الرفيعة المستوى، مع إيلاء اهتمام خاص بالبروتوكول، في نجاح هذه الزيارات.

يتعين الأخذ في الاعتبار النقاط التالية عند تنظيم زيارة:

• يجب تعيين شخص واحد كجهة تنسيق للزيارة، على أن يتولّى كامل مسؤولية التخطيط والدعم اللوجستي والبروتوكول والتنسيق مع جميع الموظفين والأشخاص الخارجيين المعنيين.

• يجب إبلاغ البلد المتلقي بالزيارة عبر مذكرة شفهية. ويجب أن تحدّد المذكرة موعد الوصول والمغادرة والهدف الرئيسي من الزيارة. كذلك، ينبغي أن تكون البعثة الدائمة المعنية في جنيف على علم ببعثات المفوض السامي بواسطة مذكرة شفهية أو من خلال اتصال مباشر من المكتب التنفيذي. لمزيد من المعلومات عن الزيارات التي يقوم بها المفوض السامي، يُرجى زيارة شبكة الإنترانت الخاصة بالمفوضية.

• منذ البداية، يتعين تحديد أهداف البعثة الرئيسية والنتائج المرجوة منها، ويجب تصميم جدول الأعمال بناء على ذلك.

• يجب مناقشة جدول الأعمال مع النظير الحكومي المناسب، بما في ذلك الجدول الزمني للاجتماعات، والقضايا الرئيسية التي من المحتمل مناقشتها، وترتيبات الزيارة الميدانية. ويجب إعداد سيناريو مفصل لكل خطوة من الزيارة وتشاركه مع المسؤولين عن الأمن، فضلاً عن مكتب الشخص الذي يقوم بالزيارة. في كل مرحلة من مراحل التخطيط، من المفيد إعداد قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها.

• ينبغي تخصيص وقت كافٍ بين المواعيد للسفر.

• يجب إعداد حزمة معلومات للزائر، وقد تشمل: الصور والسير الذاتية للمسؤولين الذين سيتم الاجتماع بهم، ونقاط النقاش، وملاحظات عن السياق، وخرائط، وإحصاءات التشغيل الرئيسية، وقائمة بأسماء الموظفين، ونصائح حول التحيات والعادات المحلية، وجهات الاتصال المعنية بالأمن والتعليمات الأمنية. ويمكن أيضاً توفير هاتف محلي أو جهاز راديو إذا لزم الأمر.

• وفقاً لطبيعة الزيارة، لا سيما في حال تمت بناء على دعوة من الحكومة، يمكن أن يستقبل مسؤول رفيع المستوى وممثل عن مكتب البروتوكول الخاص بالدولة الزائر في المطار. في هذه الحالات، يجوز أن ترتب الحكومة حفل استقبال رسمي؛ ويجب أن تتحقق المفوضية من الترتيبات مسبقاً حتى لا يحصل أي خطأ.

• يجب أن يتواجد في المطار أيضاً ممثل المفوضية أو رئيس البعثة أو المسؤول بالإنابة، إلى جانب منسق الزيارة ومسؤولو المعلومات العامة والأمن (حسب الاقتضاء). وينبغي أن يتوافر كذلك عدد كافٍ من الموظفين لمرافقة الزائر والوفد المرافق له.

• يجب وضع ترتيبات لالتقاط الصور وتسجيل لقطات فيديو خلال الزيارة لأغراض إعلامية.

• إذا كانت المفوضية مسؤولة عن الزيارة، يتعين حجز غرف في فندق مناسب والتحقق منها قبل وصول الزائر.

• يجب إيلاء الاهتمام لتوفير خدمات الترجمة الفورية، سواء في الاجتماعات الرسمية وفي الزيارات الميدانية (عند الضرورة). يفضّل دائماً استخدام موظف مؤهل أو مترجم فوري يعرفه المكتب.

• تتضمّن العناصر المعيارية للزيارة في غالبية الأحيان اجتماعات مع: كبار أعضاء السلك الدبلوماسي، والمنسق المقيم/المنسق المعني بالشؤون الإنسانية التابع للمفوضية، والفريق القُطري التابع للأمم المتحدة وشركاء آخرون، ورئيس بعثة حفظ السلام، وموظفو المفوضية. ويمكن أيضاً إعداد تعليمات أمنية حسب الاقتضاء.

• في ما يتعلق بالزيارات الميدانية، يتعين دائماً إعداد خطة للطوارئ في حال وقوع مشاكل أمنية أو لوجستية. وقد يكون من المناسب دعوة الحكومة أو الشركاء الرئيسيين للمشاركة في الزيارات الميدانية.

Caption: Prince Charles is briefed by UNHCR's Paul Stromberg during a visit to the Syrian refugee camps in Jordan. UNHCR/March 2013.

 احترام ترتيب الأسبقية خلال المهام الرسمية

يحدّد ترتيب أسبقيّة السفراء حسب ترتيب تقديم أوراق اعتمادهم للدولة المستقبلة. وفي بعض الدول، يُمنح السفير ذو الخدمة الأطول لقب «عميد» السلك الدبلوماسي. وغالباً ما يُمنح هذا الشخص المركز الأول في ترتيب الأسبقية. وتُعدّ وزارة الخارجية في كل دولة ترتيباً للسفراء. إن احترام هذا الترتيب يتيح لجميع الأطراف الشعور بأنهم يعاملون بإنصاف.

تعدّ مهمة إعداد ترتيب الأسبقية لاجتماع ما أصعب عندما يتعلق الأمر بمجموعة مختلطة من المشاركين (على سبيل المثال، مسؤولون حكوميون وشخصيات زائرة رفيعة المستوى وممثلون عن الأمم المتحدة ومنظمات غير حكومية). عند تنظيم حدث ما، يجب أن يمنح ممثلو الأمم المتحدة عادةً الأسبقية لممثلي الحكومات. ولكن في غالبية الأحيان تُملي طبيعة الحدث الأسبقية، وذلك بغض النظر عن رتبة الأشخاص. على سبيل المثال، في افتتاح مشروع جديد، يمكن أن يكون مكان جلوس رئيس منظمة غير حكومية تقدّم مساهمة خاصة لهذا المشروع أكثر ملائمة من المكان المحدد له بموجب قواعد البروتوكول الصارمة. يجب استخدام المرونة والحس العام.

في ما يتعلق بالتسلسل الهرمي في المفوضية، من المهم الإشارة إلى أن الممثل المعتمد في البلاد يتمتع بالأسبقية على الممثل الإقليمي ومدير المكتب. ويمكن الاطّلاع على مزيد من المعلومات بشأن القيادة والمساءلة في حالات الطوارئ والعمليات الخاصة بالمفوضية في الفصل الثاني من دليل المفوضية، وفي سياسة المفوضية بشأن التأهب للطوارئ والاستجابة (UNHCR/HCP/2023/01).

ينص دليل المفوضية بشأن البروتوكول الدبلوماسي على المزيد من التوجيهات بشأن ترتيبات الجلوس في الاجتماعات الرسمية.

public://2024-01/Photo 2 - HC_&_Ethiopian_Deputy_PM_1.jpg

United Nations High Commissioner for Refugees Filippo Grandi meets Ethiopian Deputy Prime Minister Demeke Mekonnen Hassen during the Global Refugee Forum, which was held in December 2019 at the Palais des Nations in Geneva. © UNHCR/Andrew McConnell

 

UN Flag

 

أهم عناصر قانون العَلَم هي:

لا يجوز وضع عَلَم الأمم المتحدة في مرتبة أدنى من أي علم آخر. وحين يُرفع مع عَلَم آخر أو عدة أعلام، يجب أن تُرفع الأعلام كلها على المستوى نفسه ويجب أن تكون شبه متساوية في الحجم. لا يجوز رفع عَلَم ما لأي سبب من الأسباب على مستوى أعلى من عَلَم الأمم المتحدة، ولا أن يكون أكبر منه.

يجب رفع العَلَم على كل المباني والمكاتب والممتلكات الأخرى التي تشغلها الأمم المتحدة ووكالاتها المتخصصة.

يجب أن تتوافق طريقة وظروف رفع العَلَم، حسبما يكون مناسباً، مع القوانين والأعراف السارية لرفع العَلَم الوطني في البلد الذي يُرفع فيه.

يجب أن يرفع علم الأمم المتحدة في كافة الأعياد الوطنية والرسمية، وفي يوم الأمم المتحدة (24 تشرين الأول/أكتوبر)، وبمناسبة أي حدث رسمي يرتبط بشكل أو بآخر بالأمم المتحدة (على سبيل المثال، اليوم العالمي الإنساني في 19 آب/أغسطس).

سيقرر الأمين العام في أي حالات يُنكس العلم إلى منتصف السارية إشارة إلى الحداد. (يُعلن عن ذلك عادةً على موقع الأمم المتحدة الإلكتروني). في حال وفاة رئيس دولة أو رئيس حكومة دولة عضو، يُنكس علم الأمم المتحدة إلى منتصف السارية كعلامة حداد في مقر الأمم المتحدة ومكتب الأمم المتحدة في جنيف، وفي مكاتب الأمم المتحدة التي تقع في تلك الدولة العضو. في حال وفاة شخصية وطنية، يمكن لمكاتب الأمم المتحدة أن تتصرف وفق ما تراه مناسباً، مع الأخذ في الاعتبار الممارسة المحلية، وذلك بالتشاور مع مكتب البروتوكول في وزارة الخارجية و/أو عميد السلك الدبلوماسي المعتمد محلياً.

لمعظم الدول قوانينها الخاصة بالعَلَم. من المهم التحقق من هذه القواعد وطلب الإذن لاستخدام عَلَم الدولة في حفل أو اجتماع.