Ouvrir un bureau

1. Évaluation de l’emplacement :

• Proximité de villes et de villages.
• Proximité d’infrastructures de mobilité et de voies d’accès (routes, voies ferrées, aéroports, etc.).
• Accès aux équipements collectifs et aux services publics (électricité, eau, téléphone, chauffage, eaux usées), y compris les groupes électrogènes de secours et les unités d’alimentation permanente.
• Proximité de personnes déplacées de force et apatrides, et accès à ces personnes.
• Présence de partenaires et d’autres organismes des Nations Unies en mesure d’agir.
• Présence de structures gouvernementales locales ou sous-régionales.
• Situation en matière de sécurité (demander à l’administrateur chargé de la sécurité sur le terrain ou au DSS d’évaluer les risques de sécurité).
• Vulnérabilité aux aléas naturels (inondations, tremblements de terre, glissements de terrain, ouragans, feux incontrôlés, etc.).
• Présence de logements d’organismes des Nations Unies.
• Disponibilité de services hospitaliers ou cliniques dans la région.

2. Identification des options :

• Utilisation temporaire d’installations hôtelières approuvées par le DSS.
• Partage des locaux avec d’autres organismes des Nations Unies ou des ONG partenaires.
• Locaux offerts sans loyer par le gouvernement hôte.
• Locaux proposés à faible coût par le gouvernement.
• Locaux sous baux commerciaux.
• Mise en place de structures temporaires destinées à accueillir des bureaux et des hébergements (tentes, préfabriqués, conteneurs faisant office de bureaux, etc.).

3. Caractéristiques des bâtiments :

• Surface de bureau suffisante pour le nombre d’utilisateurs. On recommande une superficie d’environ 15 m² par personne (espace de travail, circulation et fonctions de soutien).
• Le bâtiment est structurellement sûr en cas de tremblements de terre, d’effet de souffle ou d’incendie. Il est bien entretenu ou facile à mettre à niveau.
• Le cas échéant, il est possible de loger le personnel dans le même complexe.
• Les locaux sont sécurisés. Les personnes déplacées de force et le personnel du HCR bénéficient ainsi d’un accès autorisé contrôlé et l’accès est refusé à toute personne non autorisée. Les bureaux, actifs et dossiers sont physiquement sécurisés.
• Communications. Les locaux destinés à accueillir les bureaux permettent l’établissement de communications par radio et par satellite. Une connexion à Internet est disponible ou peut être mise en place.
• Stationnement. Les locaux sont équipés d’installations de stationnement sûres.
• Sécurité incendie. Le bâtiment possède au moins deux entrées (entrée principale et issue de secours).
• Accessibilité. Assurez l’accessibilité des locaux pour tous, y compris les personnes déplacées de force et le personnel, en mettant en place des espaces de travail sains et inclusifs. 

4. Devoir de diligence :

• contactez la Section de la sûreté sur le terrain de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement pour discuter des mesures de sécurité et l’administrateur chargé de la sécurité sur le terrain/le conseiller adjoint à la sécurité sur le terrain pour lui demander de mener une évaluation des risques de sécurité dans le complexe ou le(s) bâtiment(s). Ne recherchez pas de contrat pour de nouveaux locaux, ou ne prenez pas de décision à ce sujet, sans avoir reçu l’autorisation de sécurité du DSS concernant le lieu et le bâtiment.
• Faites évaluer la conformité du bâtiment aux codes nationaux en vigueur, notamment la résistance aux tremblements de terre, le cas échéant. Faites appel à la Section des infrastructures mondiales de la Division de la gestion financière et administrative ou à un conseiller technique local pour obtenir des conseils techniques.
• Demandez et passez en revue la preuve de propriété des locaux, les documents d’identité et le numéro fiscal du propriétaire, ainsi que l’autorisation du signataire désigné pour le bail si ce n’est pas le propriétaire. Menez à bien les contrôles d’intégrité (vérifiez que le nom du propriétaire ne figure pas dans les listes relatives aux sanctions).
• Demandez au propriétaire une preuve que le bâtiment est couvert par une assurance si la législation nationale l’exige.
• Vérifiez auprès du signataire potentiel du bail qu’il accepte le modèle de bail du HCR, y compris les clauses relatives à la diplomatie, à la rénovation et à la restauration.
• Contactez l’équipe chargée de l’écologisation et de la durabilité de la Division de la gestion financière et administrative pour obtenir des conseils techniques sur l’énergie propre et l’utilisation de groupes électrogènes.
• Lorsque des locaux ont été identifiés, utilisez le contrat de bail standard approuvé par le Bureau des affaires juridiques ; n’y apportez pas de révisions et ne signez aucune autre version sans l’autorisation préalable du Bureau des affaires juridiques. Envoyez l’ébauche de contrat finale au Bureau des affaires juridiques pour examen. Dans le cas où les locaux sont partagés avec un autre organisme des Nations Unies : avant la signature d’un mémorandum d’accord avec d’autres organismes des Nations Unies concernant un partage de locaux, demandez au Service des affaires juridiques de vérifier si le mémorandum est compatible avec le modèle du HCR pour le partage de locaux.
• Avant de signer un contrat de location, vérifiez si l’approbation du Comité des marchés compétente est requise (voir les entrées du manuel électronique au sujet des procédures d’achats régulières et exceptionnelles dans le cadre de situations d’urgence).
• Conformément au cadre d’allocation des ressources, envoyez une notification formelle à la Division de la gestion financière et administrative par l’intermédiaire du bureau régional afin d’établir un nouveau lieu d’affectation dans le système institutionnel (lien vers l’unité de travail de l’opération) si le nouveau bureau constitue également un nouveau lieu d’affectation.

5. Emménagement et installation :

• entreprenez d’urgence toutes les actions nécessaires en vue de se conformer aux normes de gestion des risques de sécurité ou de se mettre à niveau pour respecter les mesures de gestion des risques de sécurité dès la signature du bail et avant d’occuper les locaux.
• Au début du bail, remplissez la lettre d’inspection du bail (rapport sur l’état des locaux) pour consigner l’état des locaux avant l’occupation.
• Enregistrez tous les locaux sur UNIFIER, même si la présence n’est que prévue et pas encore effective.
• Prenez immédiatement des mesures en vue de l’acquisition du mobilier de bureau, des équipements informatiques et de télécommunication (TIC) et des fournitures de bureau ; coordonnez tout nettoyage ou toute réparation nécessaire.
• Testez l’ensemble des équipements, des systèmes de sécurité, de la plomberie, des installations électriques, des installations de gaz et du système de chauffage, de ventilation et de climatisation avant que les collègues ne commencent à travailler dans le nouvel espace ; remédiez à tout problème technique.
• Veillez à inclure toutes les exigences (réparations, rénovations, équipements de TIC, mobilier de bureau, mesures de gestion des risques de sécurité, etc.) lors de la soumission de votre document relatif aux engagements du budget administratif.
• Notifiez les homologues internes (siège/bureau régional, tout le personnel de l’opération) et externes (autres organismes des Nations Unies, gouvernement/ministère national des Affaires étrangères) de la présence dans de nouveaux bureaux et de l’adresse de ceux-ci.