Aperçu
Un stock de surplus est un stock dont le volume dépasse les quantités distribuées en un an, déterminées selon la demande moyenne des trois années précédentes, ou de l’année précédente. Pour éviter les excédents, les équipes doivent mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement solides qui impliquent une gestion proactive de l’obsolescence et des mesures visant à aligner les niveaux des stocks sur les besoins. Les stocks coûtent cher, car ils immobilisent du capital. Il convient donc de les faire tourner et de bien gérer les niveaux, par exemple en appliquant les méthodologies « premier entré, premier sorti » et « premier périmé, premier sorti ».
Pour une gestion proactive des stocks, le HCR identifie et signale périodiquement les stocks de surplus et trouve des moyens de les utiliser de manière rentable en les mettant à la disposition des équipes opérationnelles qui en ont besoin pour répondre à leurs besoins opérationnels et traiter les urgences. L’écoulement des stocks de surplus dans une région est une source d’approvisionnement à prendre en compte. Cette section indique comment gérer les stocks de surplus et les utiliser comme source d’approvisionnement en cas d’urgence.
Pertinence pour les opérations d'urgence
Les stocks de surplus d’une équipe opérationnelle du HCR peuvent être utilisés par une autre dans le cadre d’une situation d’urgence ou de distributions régulières de produits de première nécessité. Le Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement, les équipes opérationnelles expédiant et recevant les articles ainsi que les bureaux régionaux doivent coordonner la relocalisation physique des stocks de surplus afin qu’ils soient expédiés dans des délais et à des coûts convenus (transport, manutention, etc.). En coordination avec les bureaux régionaux, les bureaux régionaux ou les bureaux de pays, le Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement examine les stocks de surplus potentiellement détenus par les autres équipes opérationnelles du HCR dès réception d’une demande de produits de première nécessité et approuve leur relocalisation. Il s’agit de répondre dans les plus brefs délais aux besoins opérationnels associés aux situations d’urgence et de réduire les stocks de surplus détenus par les équipes opérationnelles. En l’absence de gestion ou de déplacement raisonné des excédents, les stocks du HCR deviennent inutilement importants, les coûts augmentent et le risque d’obsolescence s’aggrave.
Principes généraux : étapes du processus
  Les équipes opérationnelles doivent identifier les besoins en articles en stock (en se concentrant sur la catégorie A) et leur quantité. Aux fins de ce processus, le Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement a mis en place le rapport sur les stocks de surplus et le rapport sur la durée de conservation des stocks. La fiabilité des données relatives aux transactions et à l’état des stocks dans Cloud ERP dépend de la rapidité et de la précision de leur saisie par le personnel d’approvisionnement du bureau de pays. En appliquant les filtres intégrés dans les rapports, le bureau de pays peut sélectionner les données pertinentes pour son cas. La possibilité d’extraire les tableaux permet d’approfondir l’analyse. |
| Les équipes opérationnelles doivent procéder à un inventaire périodique des stocks qu’elles détiennent dans le pays. |
| En coordination avec les bureaux régionaux et les opérations-pays, le Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement examine régulièrement les stocks de surplus des équipes opérationnelles. |
| Les opérations-pays doivent transférer les quantités confirmées de stock de surplus à la bonne zone de stockage dans Cloud ERP. |
| Le Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement émet un plan détaillé des stocks susceptibles d’être relocalisés, sous réserve de l’approbation du bureau de pays et du bureau régional. En coordination avec le Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement, les opérations-pays et les bureaux régionaux identifient les destinations et les coûts potentiels, notamment celui du transport, ainsi que la valeur des produits de première nécessité transférés depuis les stocks de surplus. |
| L’équipe opérationnelle destinataire peut être amenée à effectuer un transfert de fonds du montant des articles dont la relocalisation a été convenue et des coûts logistiques associés (transport, etc.), ou à établir un budget et des centres de coûts sur lesquels imputer les coûts. |
| Les parties concernées peuvent également parvenir à un accord. Par exemple, une équipe opérationnelle peut convenir de faire don de ses stocks de surplus, auquel cas l’équipe destinataire n’est tenue de payer que le transport. De telles dispositions doivent toujours être prises en coordination avec le bureau régional concerné. |
| L’ÉQUIPE OPÉRATIONNELLE EXPÉDIANT LES ARTICLES DOIT |
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Apprentissage et pratiques de terrain
Liens
Contacts principaux
Équipe de l’Unité d’inventaire du Service de gestion de l’approvisionnement de la Division des urgences, de la sécurité et de l’approvisionnement : [email protected]
Équipe de l’Unité de gestion de l’approvisionnement d’urgence : [email protected]
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