Общая информация
Избыточный запас определяется как запас, превышающий объем распределяемого за один год товара, который устанавливается на основе среднего спроса за предыдущие три года или за предыдущий год. Чтобы избежать наличия избыточных запасов, необходимо внедрить продуманную стратегию поставок, что требует проактивного управления устареванием и усилий по обеспечению соответствия уровня запасов потребностям. Запасы дороги для любой организации, поскольку они связывают капитал. Поэтому важно проводить ротацию запасов и грамотно управлять их уровнем, например, применяя методологию «первая партия на приход — первая в расход» (FIFO) и принцип расходования в порядке сроков годности (FEFO).
Чтобы обеспечить проактивное управление запасами, УВКБ ООН периодически выявляет избыточные запасы и сообщает о них, а также находит способы их использования экономически эффективным образом, например, предоставляя их в распоряжение операций, которые нуждаются в таких запасах для удовлетворения оперативных потребностей и, когда это необходимо, реагирования на чрезвычайные ситуации. Таким образом, одним из вариантов источников товаров, который следует рассмотреть с точки зрения предложения, является сокращение избыточных запасов в регионе. В данном разделе описаны принципы управления избыточными запасами и их использования в качестве источника во время чрезвычайной ситуации.
Актуальность для операций в чрезвычайных ситуациях
Избыточные запасы могут быть использованы другой операцией УВКБ ООН либо в чрезвычайных ситуациях, либо в рамках предоставления основных предметов первой необходимости (CRI) для их последующего регулярного распределения. Чтобы обеспечить высвобождение запасов в согласованные сроки и в соответствии с согласованными расходами (для покрытия расходов на транспортировку, обработку и т. д.), физическое перемещение избыточных запасов в УВКБ ООН должно координироваться ОЧСБС/СУС, выдающими и принимающими операциями, а также Региональными бюро (РБ). После получении запроса на CRI ОЧСБС/СУС в координации с Региональными бюро, региональными или страновыми отделениями рассматривает потенциальные избыточные запасы, доступные другим операциям УВКБ ООН, и утверждает их перемещение. Цель заключается в том, чтобы в кратчайшие сроки удовлетворить оперативные потребности в чрезвычайных ситуациях и сократить объемы избыточных запасов, имеющиеся в распоряжении любой операции. Если избыточными запасами не управлять или разумно не перемещать их, УВКБ ООН будет вынуждено хранить неоправданно большие объемы запасов, что увеличит расходы учреждения и риски устаревания.
Общее руководство: этапы процесса
 Каждая операция должна определять потребности в товарно-материальных запасах (с акцентом на категорию A) и их количество. Для поддержки этого процесса СУС ОЧСБС подготавливает отчет об избытке запасов и отчет о сроке годности запасов. Состояние запасов ERP и надежность данных о перемещениях зависят от своевременного и точного ввода данных сотрудниками в отделе снабжения в страновом отделении. Страновое отделение, применяя встроенные фильтры в отчетах, может выбирать данные, которые важны в каждой определенной ситуации. Таблицы могут быть извлечены для дальнейшего анализа. |
| Каждая операция должна периодически пересматривать уровень запасов, доступный ей в стране. |
| СУС ОЧСБС в координации с Региональным бюро, региональными отделениями (в зависимости от обстоятельств) и операциями в странах на регулярной основе проводит анализ избыточных запасов операций. |
| Операции в странах должны перемещать подтвержденные объемы избыточных запасов в соответствующую зону хранения в ERP. |
| СУС ОЧСБС предоставляет подробный план запасов, которые могут быть перемещены при условии одобрения Страновым отделением и Региональным бюро. Страновые отделения и региональные бюро в координации с СУС ОЧСБС определяют потенциальные пункты назначения и цены, включая стоимость транспортировки, а также стоимость перемещаемых CRI из числа избыточных запасов. |
| От получающей операции, вероятно, потребуется осуществить перевод средств в размере стоимости предметов, согласованных к перемещению, и связанных с этим логистических расходов (транспорт и т. д.), или же предоставить бюджет и учетно-стоимостные подразделения, с которых могут быть списаны расходы. |
| Заинтересованные стороны также могут прийти к соглашению между собой: например, операция может согласиться пожертвовать избыточные запасы, и в этом случае от принимающей операции требуется только оплатить их транспортировку. Подобные договоренности всегда должны быть согласованы с соответствующим региональным бюро. |
| ОТ ОТПРАВЛЯЮЩЕЙ ОПЕРАЦИИ ТРЕБУЕТСЯ |
|
|
|
|
|
|
Обучение и практика на местах
Ссылки
Основные контактные данные
Группа инвентарного контроля СУС ОЧСБС УВКБ ООН: [email protected]
Отдел управления запасами в чрезвычайных ситуациях (ESMU): [email protected]
В этом разделе:
Мы хотели бы узнать, что Вы думаете о новом веб-сайте. Помогите нам улучшить взаимодействие с пользователями!
Мы хотели бы узнать, что Вы думаете о новом веб-сайте. Помогите нам улучшить взаимодействие с пользователями!