Открытие отделения

1. Оценка местоположения:

• близость к городам, поселкам и деревням.
• Близость к транспортной инфраструктуре и подъездным путям (автомобильные, железные дороги, аэропорты и т. д.).
• Доступ к коммунальным и бытовым услугам (электричество, вода, телефон, отопление, канализация), включая резервные генераторы и ИБП.
• Близость и доступ к вынужденно перемещенным лицам и лицам без гражданства.
• Присутствие и потенциал партнеров и других агентств ООН.
• Присутствие местных или субрегиональных правительственных структур.
• Ситуация с безопасностью (обратитесь к сотруднику полевой службы безопасности (FSO) или в ДОБ ООН провести оценку рисков безопасности).
• Уязвимость к опасностям природного характера (наводнения, землетрясения, оползни, ураганы, лесные пожары и т. д.).
• Наличие жилых помещений для агентства ООН.
• Доступность больниц или клиник в этом районе.

2. Определение вариантов:

• временное использование гостиничных объектов, одобренных ДОБ ООН.
• Совместное использование помещений с другими агентствами ООН или партнерскими НПО.
• Помещения, предлагаемые принимающим правительством без арендной платы.
• Помещения, предоставляемые правительством по низкой цене.
• Коммерчески арендованные помещения (договоры об аренде).
• Установить возведение временных офисных (и жилых) сооружений, например тентовых или сборно-контейнерных офисов.

3. Характеристики здания:

• достаточное количество офисного пространства для пользователей в пересчете на м². Рекомендуемая общая площадь, необходимая для одного человека, включая рабочее пространство, систему циркуляции и вспомогательные функции, составляет примерно 15 м² на человека.
• Здание надежно в конструктивном отношении с точки зрения землетрясений, угроз взрыва и пожара, а также находится в хорошем состоянии или легко модернизируется.
• Варианты размещения персонала можно включить в тот же комплекс, где будет расположено отделение, если это необходимо и целесообразно.
• Отделения безопасны, обеспечивают контролируемый санкционированный доступ для вынужденно перемещенных лиц и сотрудников УВКБ ООН и предотвращают несанкционированный доступ. Отделения, активы и файлы физически защищены.
• Коммуникации. Офисные помещения подходят для организации радио- и спутниковой связи, подключение к Интернету доступно или может быть обеспечено.
• Парковка. Оборудована безопасная парковка.
• Пожарная безопасность. Здание имеет как минимум 2 входа (основной и аварийный).
• Доступность. Обеспечьте доступность помещений для всех, включая насильственно перемещенных лиц и сотрудников, путем создания здоровых и инклюзивных рабочих пространств. 

4. Комплексная проверка:

• свяжитесь с FSS в ОЧСБС по вопросам мер безопасности и FSO/AFSA для проведения оценки рисков безопасности здания (зданий)/комплекса: Не ищите подрядчиков и не принимайте решение по контракту на строительство новых помещений, не имея разрешения службы безопасности ДОБ ООН на это место и здание.
• Получите оценку соответствия здания национальным строительным нормам, включая оценку сейсмостойкости, если применимо. Обратитесь в Секцию глобальной инфраструктуры в DFAM или к местному техническому консультанту за техническими рекомендациями.
• Запросите и просмотрите документы, подтверждающие право собственности на помещение, идентификационный номер владельца и налоговый номер, а также разрешение на подписание договора аренды назначенным лицом, если оно не является владельцем. Проведите проверку благонадежности (проверьте имя владельца по санкционным спискам).
• Запросите подтверждение страхования здания у владельца, если национальное законодательство требует наличия страховки.
• Уточните у потенциального лица, подписавшего договор аренды, принятие шаблона договора аренды УВКБ ООН, включая дипломатические положения, положения о ремонте и восстановлении.
• Обратитесь в службу экологии и устойчивого развития DFAM за технической консультацией по вопросам экологически чистой энергии и использования генераторов.
• После определения помещений используйте Стандартный договор аренды, утвержденный Секцией по юридическим вопросам (LAS); не вносите изменений и не подписывайте другую версию без предварительного разрешения LAS. Отправьте окончательный проект соглашения в LAS для проверки. В случае совместного использования помещений с другим агентством ООН: перед подписанием Меморандума о взаимопонимании по общим помещениям с другими агентствами ООН попросите LAS проверить, соответствует ли Меморандум о взаимопонимании шаблону УВКБ ООН для совместного использования помещений.
• Прежде чем подписывать договор аренды, проверьте, не требуется ли его одобрение со стороны соответствующего Комитета по контрактам (см. статьи Руководства по чрезвычайным ситуациям (EHB) о процедурах регулярных и исключительных закупок во время чрезвычайных ситуаций).
• Если новое отделение занимает также новое местоположение, то в соответствии с Системой распределения ресурсов (СРР) отправьте через Региональное бюро в DFAM официальное уведомление о создании нового места службы в корпоративной системе (ссылка на подразделение операции).

5. Въезжайте и заселяйтесь:

• сразу после подписания договора аренды и перед тем, как занять помещение, примите все необходимые срочные меры для соблюдения требований SRM (Управление рисками безопасности) или при соответствующем обновлении до SRMM (Меры по управлению рисками безопасности).
• В начале срока аренды заполните письмо о проверке аренды (отчет о состоянии помещения), чтобы зафиксировать состояние помещения до его заселения.
• Внесите информацию по всем помещениям в базу данных проекта UNIFIER, даже если присутствие только запланировано, но еще не осуществлено.
• Примите незамедлительные меры по предоставлению мебели, компьютерного и телекоммуникационного оборудования (ИКТ), канцелярских товаров, а также организуйте любую необходимую уборку или ремонт.
• Прежде чем коллеги начнут работать в новом помещении, проведите испытания всего оборудования, систем безопасности, сантехники, электричества, газа и систем отопления, вентиляции и кондиционирования, и разрешите любые технические проблемы, если они возникнут.
• Включите все требования (по ремонту, модернизации, оборудованию ИКТ, офисной мебели, мерах по SRM и т. д.) в вашу заявку на выделение административного бюджета ABOD.
• Уведомите внутренних (штаб-квартиру/региональное бюро, весь оперативный персонал) и внешних партнеров (другие агентства ООН, национальное правительство/МИД) об открытии нового отделения и его адресе.