Líneas generales
El término “excedentes” se refiere a las existencias que exceden las necesidades de distribución de un año, equivalentes a la demanda histórica media en los tres años anteriores o el año anterior. Para evitar tener excedentes, debe aplicarse una estrategia de suministro sólida, para lo cual es necesario gestionar la obsolescencia de manera proactiva y procurar que los niveles de existencias sean acordes con las necesidades. El mantenimiento de excedentes resulta costoso para cualquier organización porque inmovilizan capital. Por lo tanto, es importante rotar las existencias y gestionar bien su cantidad aplicando, por ejemplo, los métodos de primera entrada, primera salida, y de primero en caducar, primero en salir.
Para que las existencias se gestionen de manera proactiva, el ACNUR calcula y comunica periódicamente los excedentes, busca formas de utilizarlos de manera rentable y los pone a disposición de las operaciones que las necesitan para apoyar las necesidades operacionales y responder a las situaciones de emergencia cuando sea necesario. Una de las opciones de abastecimiento que deben considerarse desde la perspectiva del suministro es, por lo tanto, reducir los excedentes dentro de una región. En esta entrada se describe cómo gestionar los excedentes y cómo utilizarlos como una opción de abastecimiento durante una situación de emergencia.
Relevancia para operaciones de emergencia
Los excedentes pueden utilizarse en otra operación del ACNUR, ya sea debido a una situación de emergencia o para proporcionar artículos de socorro no alimentarios para su distribución regular. El traslado físico de los excedentes del ACNUR debe coordinarse entre el Servicio de Gestión de Suministros de la División de Emergencia, Seguridad y Suministros (DESS), las operaciones de despacho y recepción y las oficinas regionales, con el fin de que las existencias se despachen dentro del plazo acordado y al costo acordado (para cubrir el transporte, la manipulación, etc.). Al recibir una solicitud de artículos de socorro no alimentarios, el Servicio de Gestión de Suministros de la DESS, en coordinación con las oficinas regionales o las oficinas en los países, examina los posibles excedentes en poder de otras operaciones del ACNUR y aprueba su reubicación, con el fin de satisfacer las necesidades operacionales generadas por la situación de emergencia en el menor tiempo posible y reducir los excedentes en poder de una operación. Si estos no se gestionan o se reubican de manera racional, el ACNUR mantendría existencias innecesariamente grandes, lo que aumentaría sus gastos y el riesgo de obsolescencia.
Orientación general: pasos del proceso
  Cada operación debe determinar qué artículos del inventario se necesitan (centrándose en la categoría A) y su cantidad. Para apoyar este proceso, el Servicio de Gestión de Suministros de la DESS diseñó el informe sobre los excedentes y el informe sobre la fecha de caducidad de los artículos del inventario. El estado del inventario en el sistema de planificación de los recursos institucionales y la fiabilidad de los datos sobre las transacciones dependen de que los colegas de la División de Suministros introduzcan los datos de manera oportuna y precisa. Al aplicar los filtros incorporados en los informes, la oficina en el país puede seleccionar los datos pertinentes para su caso. Las tablas son extraíbles para que puedan utilizarse en otros análisis. |
| Cada operación debe examinar periódicamente el nivel de existencias que tiene en el país. |
| El Servicio de Gestión de Suministros de la DESS, en coordinación con las oficinas regionales (según proceda) y las operaciones en los países, examina periódicamente los excedentes de las operaciones. |
| Las operaciones en los países deben transferir las cantidades confirmadas de excedentes al área de existencias correspondiente en el sistema de planificación de los recursos institucionales. |
| El Servicio de Gestión de Suministros comparte un plan detallado de las existencias que pueden reubicarse, sujeto a la aprobación de la oficina en el país y la oficina regional. Las operaciones en los países y las oficinas regionales, en coordinación con el Servicio de Gestión de Suministros, determinan los posibles destinos y los precios, incluido el costo del transporte, así como el valor de los excedentes de artículos de socorro no alimentarios reubicados. |
| Se puede requerir a la operación receptora que realice una transferencia de fondos por el valor de los artículos cuya reubicación se acordó y los gastos logísticos conexos (transporte, etc.) o que proporcione un presupuesto y los centros de costos a los que se pueden cargar los costos. |
| Las partes interesadas también pueden llegar a un acuerdo entre ellas: por ejemplo, una operación puede acordar donar sus excedentes, en cuyo caso la operación receptora solo está obligada a pagar el transporte. Dichos arreglos siempre deben hacerse en coordinación con la oficina regional respectiva. |
| LA OPERACIÓN DE DESPACHO DEBE |
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Aprendizajes y prácticas de campo
Enlaces
Contactos principales
Equipo de la Unidad de Inventario del Servicio de Gestión de Suministros de la DESS del ACNUR [email protected]
Equipo de la Unidad de Gestión de Suministros de Emergencia (ESMU, por sus siglas en inglés): [email protected]
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