Gestión del efectivo

El dinero se almacena en cuentas bancarias, cuentas de efectivo o cuentas para gastos menores con el fin de cumplir con requisitos operacionales inmediatos y facilitar pagos expeditos.

Asegúrese de que la oficina siga en todo momento procesos y procedimientos que se ciñan cabalmente a la reglamentación financiera del ACNUR. Es importante segregar las responsabilidades, funciones y deberes, y atenerse a los controles financieros que impone el ACNUR con el fin de salvaguardar su liquidez.

Los procesos de gestión de efectivo por intermedio de la División de Gestión Financiera y Administrativa (DFAM) y el Servicio de Tesorería y Efectivo (TCS) (la Tesorería del DFAM) incluyen lo siguiente:

• la autorización de celebrar un acuerdo bancario o la provisión de efectivo por parte de un tercero;
• la autorización para abrir una cuenta bancaria y una cuenta de efectivo;
• la autorización de signatarios de cuentas bancarias asociados a una cuenta gestionada por las operaciones sobre el terreno;
• la autorización de solicitudes de reposición de fondos para proveer de fondos una cuenta bancaria.

Planificación y previsión de la disponibilidad de efectivo

Una previsión de flujos de efectivo consiste en una proyección a corto plazo de los movimientos de efectivo y sus implicaciones sobre la situación de liquidez de una operación. Dependiendo de la dimensión de la operación y de los programas, el horizonte temporal de la previsión puede ser diario (lo que también se conoce como “situación diaria de efectivo”), mensual, trimestral o anual, de una manera continua.

Para predecir correctamente los flujos de efectivo de la oficina y reponer oportunamente los fondos, las oficinas en los países deben usar la función de previsión de la disponibilidad de efectivo en el módulo de gestión de efectivo del sistema de planificación de los recursos institucionales basado en la nube (Cloud ERP). El efectivo requerido para un desembolso inmediato debe ser solicitado lo más próximo posible a la fecha prevista para dicho desembolso. De esta forma, se evita la acumulación de saldos bancarios elevados. NUNCA se debe sobregirar a las cuentas bancarias reales ni a las técnicas. Los saldos de efectivo en cuentas gestionadas por las oficinas en los países están habilitados para cumplir con los gastos autorizados, cuando así se requiera. El efectivo ya recibido no debería considerarse reservado o retenido para ningún fin en particular en caso de que los desembolsos planificados se demoren. Los saldos de efectivo deben mantenerse en el nivel mínimo requerido para facilitar desembolsos inmediatos en el transcurso del mes sin que sea necesario presentar solicitudes adicionales de reposición de fondos. Las operaciones de gran escala podrán emitir solicitudes de reposición de fondos cada dos semanas.

Mantenga solo la cantidad de efectivo necesaria para procesar desembolsos inmediatos. No disponga de saldos de efectivo desmesurados en cuentas bancarias o de efectivo sobre el terreno. Mantenga consultas periódicas con la Tesorería de la DFAM para acordar una estrategia de reposición de fondos a una cuenta bancaria ante cualquier requerimiento que se pueda producir en el futuro.

Para presentar solicitudes de reposición, consulte la información que figura en el documento descriptivo del proceso de reposición de efectivo y en la presentación sobre reposición de efectivo, que podrá encontrar en el subdirectorio sobre gestión del efectivo y conciliaciones bancarias del centro de formación de Cloud ERP.

Gestión de la cuenta bancaria del ACNUR y de la caja menor

Todo el efectivo del ACNUR, a menos que se trate del de la caja menor, debe ser retenido en cuentas bancarias creadas por la Tesorería de la DFAM bajo la autoridad del Controlador. Además de cuentas bancarias reales, en Cloud ERP, también existen cuentas bancarias técnicas, como cuentas para gastos menores y cuentas de efectivo.

Solo la Tesorería de la DFAM tiene la autorización de establecer nuevas relaciones con un banco u otro proveedor de servicios financieros, abrir y cerrar cuentas bancarias del ACNUR, organizar su funcionamiento y designar signatarios bancarios. Si los sistemas de pagos centralizados no son viables para todos los tipos de pagos, la oficina en el país deberá realizar un sondeo de los bancos locales y abrir una cuenta en uno que le ofrezca una buena relación costo-calidad. Cuando una oficina necesita abrir una nueva cuenta bancaria, el Representante o Jefe de Oficina debe procurar que haya miembros del personal destinados a realizar conciliaciones bancarias periódicas, y que estos estén cualificados para hacerlo.

Si la caja menor se mantiene en la oficina, es necesario almacenarla en un lugar seguro y vigilado por personal de custodia designado.  El personal del ACNUR tiene prohibido mantener o transportar efectivo perteneciente a la oficina. Hacerlo constituye un gran riesgo tanto para el personal como para la oficina.

Para crear o autorizar una cuenta de efectivo, primero es necesario justificar las necesidades específicas y designar límites superiores de efectivo. Se puede elaborar un acuerdo de contingencia en caso de evacuación. Las cuentas de efectivo se distinguen de las cuentas para gastos menores. Incluso si existe una cuenta de efectivo, es necesaria una autorización por separado para abrir una cuenta para gastos menores. Para obtener más información, véase la presentación sobre cuentas para gastos menores y de efectivo , que podrá encontrar en el subdirectorio sobre anticipos y gastos operacionales del centro de formación de Cloud ERP. En líneas generales, las cuentas de efectivo se autorizan únicamente cuando no se encuentran disponibles bancos o servicios bancarios locales dentro del área de operación. En caso de que sea posible, utilice servicios bancarios locales para reducir el riesgo de pérdida de efectivo. Como se mencionó,  manipular efectivo pone a la oficina y a las partes implicadas en gran riesgo. Consulte con la Tesorería de la DFAM y con la Dependencia de Libro Mayor del Servicio Financiero y de Contabilidad (SFC) de la DFAM si los servicios bancarios no se encuentran disponibles.

Las cuentas bancarias se administran en Cloud ERP por medio de cuentas naturales especializadas. En el módulo sobre gestión del efectivo de Cloud ERP, estas cuentas deben estar vinculadas a roles de usuario (miembros de personal específicos que puedan procesar transacciones correspondientes a la cuenta apropiada). En Cloud ERP, la visibilidad y el acceso a cuentas bancarias, de efectivo y para gastos menores se restringe en función de los contextos de seguridad, de manera que solo los usuarios autorizados puedan visualizar o realizar transacciones en cualquier cuenta específica. Al momento de crear una cuenta para gastos menores o una cuenta bancaria o de efectivo dentro del Cloud ERP, estas se asocian con determinados atributos, como la dependencia institucional y la entidad jurídica. A continuación, se define un perfil de seguridad que detalla a qué cuentas bancarias puede acceder un usuario o rol determinado. Este perfil de seguridad se basa en los atributos asignados durante la creación de la cuenta bancaria. Esto quiere decir que cuando un usuario inicia sesión utilizando ese rol, solo tendrá permisos de visualización y transacción en las cuentas que se encuentren asociadas con su perfil de seguridad. 

Control de visibilidad y de acceso: Cuando un usuario se dirige a las páginas de cuentas bancarias o realiza transacciones bancarias, solo podrá visualizar las cuentas autorizadas, lo que se determinará según el perfil de seguridad que corresponda.

Para entender los roles y los permisos de acceso a la seguridad de los datos que se le debería asignar a un usuario para realizar determinadas tareas en Cloud ERP, véase la nota 4 sobre la implementación en Cloud ERP, relativa a la delegación de autoridad y asignación de roles en el sistema.

Pagos

En consonancia con el reglamento financiero, los pagos se deben realizar, en la medida de lo posible, a través de las modalidades electrónicas de transferencia pertinentes a fin de garantizar el mayor grado posible de controles internos. Los pagos efectuados en las principales monedas (p. ej., dólares de los Estados Unidos y euros) deben ser realizados directamente a través de transferencias electrónicas de fondos (TEF) originadas de las cuentas bancarias de la sede y a través de un sistema centralizado para el procesamiento de ciclos de pagos. Consulte con la Tesorería de la DFAM y con la Dependencia de Cuentas por Pagar del SFC de la DFAM para conocer más acerca de los pagos en las principales monedas. Para obtener más información sobre los pagos efectuados utilizando la caja menor, véase la presentación sobre cuentas para gastos menores y cuentas de efectivo, que podrá encontrar en el subdirectorio sobre anticipos y gastos operacionales del centro de formación de Cloud ERP.

En consonancia con el reglamento financiero del ACNUR, en circunstancias excepcionales es posible que el Controlador autorice el uso de cheques, instrucciones bancarias o desembolsos de efectivo. Mantenga al mínimo los pagos con cheques y las transacciones en efectivo para reducir el riesgo de que se utilicen de forma indebida y se produzcan fraudes. Los pagos con cheques y en efectivo solo se deben autorizar si las TEF no son una opción viable en el entorno bancario local. Los pagos con cheques también requieren de doble firma; deben ser firmados por dos signatarios bancarios debidamente autorizados.  Solicite a la Tesorería de la DFAM el establecimiento y aprobación de un límite superior para los pagos en cheque. Respételo en todo momento; las oficinas no deben superar su límite de emisión de cheques. 

Los pagos realizados a través de TEF solo podrán ser procesados si se originan de cuentas bancarias incluidas en la lista de cuentas autorizadas para realizar TEF, la cual publica la Tesorería de la DFAM. No se podrán realizar transferencias bancarias desde cuentas que no figuren en la lista centralizada de cuentas autorizadas para realizar TEF. En la medida que sea viable y beneficioso en términos de tiempo y costo, utilice cuentas multimonedas globales (dólares de los Estados Unidos o euros) para pagar en la moneda local. De esta forma, se minimiza el uso de múltiples cuentas bancarias. Asegúrese de tener una única cuenta bancaria para realizar pagos por cada moneda local con el fin de agilizar el proceso de pagos. Por ejemplo, todos los pagos a proveedores en las principales monedas, como dólares de los Estados Unidos, euros, libras esterlinas y francos suizos, deben originarse preferiblemente desde una única cuenta bancaria mundial del ACNUR, con independencia de dónde esté ubicado el proveedor. Esto aplica cuando es posible realizar transferencias bancarias internacionales en el país en cuestión y estas no se ven afectadas por otras regulaciones, como es el caso de sanciones. Para un conjunto adicional de monedas, como el forinto húngaro, la corona danesa, la corona sueca, la corona noruega, el yen japonés, el dólar australiano, la lira turca y el dólar canadiense, es posible gestionar los ciclos de pagos centralizados a través de cuentas bancarias administradas por la sede y registradas en UBS.

Cíñase estrictamente a procesos de autorización aprobados al momento de autorizar pagos y desembolsos. El ACNUR establece de forma estándar que todos los pagos deben contar con dos firmas, de dos signatarios bancarios debidamente designados. Cuando se realiza un pago electrónico a través del Centro Digital de Soluciones de Tesorería, tanto el que organiza el pago como quien lo aprueba bastarán para proveer la doble autorización a falta de una doble firma física. Asegúrese de siempre autorizar los pagos en Cloud ERP antes de distribuir a terceros cualquier monto en efectivo depositado en una cuenta bancaria o de efectivo. En principio, el ACNUR no permite que se realicen pagos a entidades distintas al proveedor con el que el ACNUR ha establecido una relación contractual vinculante para la adquisición de bienes o servicios (orden de compra).

Riesgos asociados

Los entornos de emergencia son inseguros por naturaleza y las transacciones en efectivo siempre suponen riesgos. Entre los principales riesgos, se encuentran:

• Fraude financiero y malversación de fondos
• Pérdidas durante i) la manipulación del efectivo, ii) pagos de cheques y iii) pagos manuales
• Amenazas a la seguridad o integridad del personal que manipula o gestiona el efectivo
• Riesgos legales y para la reputación derivados del incumplimiento de obligaciones financieras ante proveedores, socios, etc.