Apertura de una oficina

1. Evaluación de la ubicación:

• Proximidad respecto de ciudades, pueblos y aldeas.
• Proximidad respecto de infraestructura para la movilidad y rutas de acceso (carreteras, ferrocarriles, aeropuertos, etc.).
• Acceso a los servicios públicos (electricidad, agua, teléfono, calefacción y alcantarillado), incluidos los generadores de reserva y el suministro de energía ininterrumpido.
• Cercanía y acceso a personas en situación de desplazamiento forzado y apátridas.
• Presencia y capacidad de los socios y de otros organismos de las Naciones Unidas.
• Presencia de estructuras gubernamentales locales o subregionales. Situación de la seguridad (solicitar al Oficial de
• Seguridad sobre el Terreno o al Departamento de Seguridad que realicen una evaluación de los riesgos para la seguridad).
• Vulnerabilidad frente a las amenazas naturales (inundaciones, terremotos, corrimiento de tierras, huracanes, incendios forestales, etc.).
• Presencia de alojamiento de un organismo de las Naciones Unidas.
• Disponibilidad de servicios de hospitales o clínicas en la zona.

2. Identificación de opciones:

• Uso temporal de instalaciones hoteleras aprobadas por el Departamento de Seguridad.
• Locales de uso compartido con otros organismos de las Naciones Unidas o con ONG asociadas.
• Locales prestados sin costo de arrendamiento por el gobierno del país de acogida.
• Instalaciones de bajo costo que el gobierno pone a disposición. Locales comerciales alquilados (contratos de arrendamiento).
• Establecimiento de estructuras temporales para su uso como oficinas o alojamiento (p. ej., oficinas instaladas en tiendas de campaña o en estructuras modulares prefabricadas).

3. Características de la edificación:

• Espacio de oficina adecuado para usuarios por metro cuadrado. La superficie total necesaria recomendada por persona —incluido el espacio para trabajar, desplazarse y realizar las funciones de apoyo— es de aproximadamente 15 m².
• El edificio tiene una estructura segura en lo concerniente a terremotos, incendios y amenazas de estallidos, además de estar bien mantenido y ofrecer facilidad para realizar mejoras.
• Si resulta necesario y adecuado, se pueden considerar opciones de alojamiento para el personal dentro del mismo complejo donde se ubicará la oficina.
• Las oficinas son seguras, dado que ofrecen acceso autorizado con supervisión tanto para las personas en situación de desplazamiento forzado como para el personal del ACNUR, e impiden el acceso no autorizado de terceros. Las oficinas, los activos y los expedientes están resguardados físicamente.
• Comunicaciones. Las oficinas son adecuadas para establecer comunicaciones por radio o satélite; cuentan con conexión a Internet, o bien puede establecerse ese servicio.
• Estacionamiento. Cuentan con instalaciones de estacionamiento seguras.
• Protección contra incendios. El edificio tiene al menos dos entradas: una principal y otra de emergencia.
• Accesibilidad. Establecer espacios de trabajo saludables e inclusivos que permitan que los locales sean accesibles para todos, incluidas las personas en situación de desplazamiento forzado y el personal. 

4. Diligencia debida:

• Contactar con la Sección de Seguridad sobre el Terreno de la División de Emergencia, Seguridad y Suministros al respecto de medidas de protección y al Oficial de Seguridad sobre el Terreno o asesores auxiliares de seguridad sobre el terreno para que realicen una evaluación de los riesgos para la seguridad de los edificios o del complejo. No solicitar ni tomar una decisión relativa a un contrato para nuevos locales sin contar con la autorización de seguridad del Departamento de Seguridad correspondiente a la ubicación y al edificio.
• Solicitar una evaluación sobre el cumplimiento de normativas de edificación conforme a los códigos de construcción nacionales, incluida una evaluación de resistencia a terremotos, si procede. Para obtener orientación técnica y de ingeniería, contactar con la Sección de Infraestructura Mundial de la División de Gestión Financiera y Administrativa o con un asesor técnico local.
• Solicitar y revisar la prueba de propiedad de los locales, el documento de identidad y el número de identificación fiscal del propietario, y la autorización de la persona signataria designada en el contrato de arrendamiento, en caso de que no sea el propietario. Obtener una autorización de integridad (verificar el nombre del propietario en los listados de sanciones).
• Solicitar al propietario una prueba de seguro del edificio si la legislación nacional exige una póliza de seguro.
• Aclarar con la persona signataria designada en el contrato de arrendamiento la aceptación de la plantilla de contrato del ACNUR, incluidas las cláusulas de diplomacia, acondicionamiento y restauración.
• Para obtener asesoramiento técnico sobre energía limpia y el uso de generadores, contactar con el equipo de Ecología y Sostenibilidad de la División de Gestión Financiera y Administrativa.
• Una vez que se hayan identificado los locales, utilizar la plantilla de contrato de arrendamiento aprobado por el Servicio de Asuntos Jurídicos; no efectuar revisiones ni firmar otra versión sin la autorización previa de dicho Servicio. Presentar el borrador final del contrato al Servicio de Asuntos Jurídicos para su revisión. En caso de compartir el uso de locales con otro organismo de las Naciones Unidas: antes de firmar un memorando de entendimiento sobre el uso compartido de instalaciones, solicitar al Servicio de Asuntos Jurídicos que verifique si el memorando es compatible con la plantilla del ACNUR para el uso compartido de locales.
• Antes de firmar un contrato de arrendamiento, verificar si se requiere la aprobación del Comité de Contratos pertinente (véanse las entradas del Manual para Situaciones de Emergencia sobre procedimientos de adquisición —ordinarios y extraordinarios— durante situaciones de emergencia).
• Presentar, a través de la oficina regional, una notificación formal de conformidad con el Marco de Asignación de Recursos ante la División de Gestión Financiera y Administrativa con el fin de establecer un nuevo lugar de destino en el sistema institucional (vincular a la unidad de operaciones respectiva) en caso de que la nueva oficina también se encuentre en una ubicación nueva.

 5. Mudanza y establecimiento:

• Tomar todas las medidas urgentes que sean necesarias para cumplir con las normativas de gestión de los riesgos para la seguridad o, de ser posible, con las medidas de gestión de los riesgos para la seguridad inmediatamente después de firmar el contrato de arrendamiento y antes de ocupar el local.
• Al inicio del periodo de arrendamiento, completar la carta de inspección del contrato de arrendamiento (informe sobre el estado de las instalaciones) con el fin de registrar el estado de los locales antes de su ocupación.
• Registrar todos los locales en UNIFIER, incluso si solamente se prevé su presencia, pero aún no existen.
• Tomar acciones inmediatas para la provisión de mobiliario, computadoras y equipos de telecomunicaciones (TIC), además de artículos de oficina, y coordinar la limpieza o las reparaciones que sean necesarias.
• Verificar el funcionamiento de todos los equipos, sistemas de seguridad, fontanería, electricidad, gas, calefacción, ventilación y climatización antes de que el personal comience a trabajar en el nuevo espacio, y solucionar cualquier problema técnico.
• Incluir todos los requisitos (reparaciones, mejoras, equipos de TIC, mobiliario, medidas de gestión de los riesgos para la seguridad, etc.) al presentar el Documento de Presupuestos y Obligaciones.
• Informar a los homólogos internos (de la sede u oficina regional, y a todo el personal de operaciones) y externos (de otros organismos de las Naciones Unidas, gobiernos nacionales o ministerios de relaciones exteriores) sobre la existencia de la nueva oficina y su dirección.