Solicitud de artículos de socorro no alimentarios procedentes de las reservas mundiales del ACNUR

El siguiente flujo de trabajo explica los pasos necesarios para solicitar artículos de socorro no alimentarios de los GSM del ACNUR mediante el sistema de planificación de los recursos institucionales basado en la nube.

Está disponible como archivo PDF a modo de documento adjunto a esta entrada del Manual para situaciones de emergencia.

1. Para solicitar los artículos de socorro no alimentarios rellene el formulario de planificación de artículos de socorro no alimentarios y solicitud de liberación de los GSM, el cual se encuentra disponible en la intranet del Servicio de Gestión de Suministros. Asegúrese de facilitar toda la información requerida y garantice la disponibilidad presupuestaria para los artículos de socorro no alimentarios que solicite con base en los costos reflejados en el formulario. Una vez completado, envíelo a la Unidad de Gestión de Suministros de Emergencia a [email protected], con copia a [email protected] y [email protected], y responda a cualquier solicitud de información adicional por parte de la Unidad de Gestión de Suministros de Emergencia (ESMU) a la brevedad posible.

2. Una vez recibida y verificada, la ESMU acusa recibo y aprueba la solicitud de artículos de socorro no alimentarios, y se solicita un plan de carga al GSM correspondiente.

3. Posteriormente, el GSM emite y comparte el plan de carga solicitado por la ESMU que se utilizará en la solicitud de ofertas de transporte.

4. Tras la confirmación de la propuesta de la ESMU, la cual se comparte con la operación solicitante e incluye los artículos ofrecidos y las cantidades relacionadas (plan de carga), se realiza un pedido de compra por los bienes solicitados.

5. La operación de emergencia que solicita los artículos emite una aprobación del pedido de compra en el sistema de planificación de los recursos institucionales basado en la nube para los bienes requeridos.

6. Cuando la operación de emergencia necesita determinados bienes, se envía una solicitud de compra aprobada a la ESMU por correo electrónico. Dicha solicitud se procesa a través del Centro de Operaciones del Comprador (BCC, por sus siglas en inglés) en el sistema de planificación de los recursos institucionales basado en la nube. Seguidamente, la ESMU asigna las cantidades de la solicitud de compra a los GSM que hacen el envío. Esto crea una orden de compra interna para los artículos de socorro no alimentarios, lo que garantiza que se transfieran los fondos para liberar los artículos de los sistemas globales. Por otra parte, la orden de compra interna también desencadena un proceso de seguimiento automático en Oracle Transport Management.

7. Una vez que la ESMU o los GSM reciben ofertas de transporte para una solicitud de cotización, las operaciones solicitantes las revisan para seleccionar la que mejor se adapte a sus requisitos. Posteriormente, la ESMU pide a las operaciones solicitantes que creen un pedido de compra de servicios de transporte y lo asignen a un comprador de la Unidad de Suministros de Emergencia (ESU, por sus siglas en inglés). Esta última crea la orden de compra, que se envía automáticamente al oficial de suministros de mayor jerarquía en la operación solicitante para su aprobación. Finalmente, la ESMU hace un seguimiento de la aprobación de la orden de compra y lo envía al transitario seleccionado.

8. La ESMU o los GSM se encargan de todas las gestiones de envío para las operaciones de emergencia que solicitan artículos de socorro no alimentarios. Las operaciones de emergencia recibirán copias de los documentos de envío para poder solicitar la desgravación fiscal y cumplir otros requisitos de importación pertinentes de despacho de aduanas para los artículos de socorro no alimentarios. Las operaciones de emergencia que solicitan los bienes deben familiarizarse con los procedimientos establecidos por el gobierno anfitrión y hacer un seguimiento de los procesos de despacho de aduanas, los permisos de importación, la desgravación fiscal y otros requisitos para garantizar que los artículos de socorro no alimentarios puedan entregarse rápidamente tras su llegada.

9. El envío únicamente se cargará y despachará después de que la operación de emergencia dé el visto bueno en función de la autorización del agente de aduanas o la emisión de los certificados de desgravación fiscal pertinentes. Se darán instrucciones a los transitarios para que recojan y envíen artículos provenientes del GSM después de recibir dicha aprobación por parte de la operación de emergencia. No obstante, en caso de recibir el visto bueno por parte de la operación de emergencia sin necesidad de solicitar los certificados de desgravación fiscal, los envíos pueden seguir despachándose.

10. Si las mercancías se trasladan por vía aérea, la operación de emergencia deberá:

• Consultar con las autoridades locales de aviación para cerciorarse de que el aeropuerto puede recibir la aeronave que tiene previsto utilizar. Por razones técnicas, algunos aeropuertos no pueden permitir el aterrizaje de aeronaves más grandes.
• Obtener los permisos de desembarco y sobrevuelo, asegurarse de que se obtengan todos los permisos necesarios y la exención de regalías, entre otros.
• Pedir a las autoridades locales que eximan la carga de impuestos antes de que llegue al aeropuerto.
• Asimismo, asegurarse de que el aeropuerto disponga de equipos de descarga para la aeronave que transportará la carga.

11. El GSM procede a actualizar y concluir la solicitud de material (MRI, por sus siglas en inglés) que se genera de manera automática en el sistema de planificación de los recursos institucionales basado en la nube, mediante la orden de compra interna para los bienes destinados a la recogida y envío interno.

12. El envío internacional y el seguimiento del desplazamiento de los contenedores se registran mediante la herramienta Oracle Transport Management y están bajo el monitoreo de la ESMU.

13. En casos donde no se aplique el Incoterm de entrega en el punto de destino, las operaciones que solicitan los artículos asumen la responsabilidad de coordinar el transporte local para la entrega de los bienes hasta sus destinos finales, gestionar el despacho de aduana y garantizar las instalaciones de almacenamiento adecuadas hasta el momento de la distribución.

14. Al llegar y entregarse los artículos de socorro no alimentarios, la operación de emergencia comparte una prueba de entrega y una nota de recepción de bienes para confirmar que se han recibido. De igual manera, se hace llegar una copia de la recepción de bienes a la ESMU.

15. Seguidamente, la operación de emergencia procede a generar un recibo en el sistema de planificación de los recursos institucionales basado en la nube tras proporcionar la prueba de entrega a la ESMU.

16. El número del recibo se comparte con el equipo de la ESMU, que, a su vez, procesa el pago al transitario por los servicios de transporte, previa emisión del recibo por parte de la operación de emergencia.