لمحة عامة
تُعدّ الإدارة الفعالة للمستودع والمخزون خطوة ضرورية ويجب أن تشمل سلسلة الإمداد بكاملها وصولاً إلى التوزيع النهائي على الأُسَر والأفراد. وتُعدّ هذه العمليات أساسية لحفظ سجلات دقيقة ومنع حالات النقص أو الفرط في المخزون وضمان تحقيق أفضل مستويات التخزين من أجل تلبية الطلب مع الحد من التكاليف قدر الإمكان.
بعد تنفيذ المعايير المحاسبية الدولية للقطاع العام، يتم الكشف عن القيمة النقدية للمخزونات في البيانات المالية للمفوضية. يضطلع مديرو المستودعات (من موظفي المفوضية أو المنظمات الشريكة أو من شركات تجارية تدير مخزونات المفوضية) وكذلك وظائف الإمداد في جميع عمليات المفوضية بواجب ومسؤولية التأكّد من أنّ ظروف التخزين آمنة وملائمة ومن أنّ عمليات المستودع تسير بكفاءة ومن أنّ جميع حركات نقل البضائع في المخزون مسجّلة بشكل كامل ودقيق في التخطيط المركزي للموارد على السحابة.
مخزونات المفوضية | مستودعات المفوضية |
تشمل مخزونات المفوضية ما يلي: (أ) جميع البضائع التي يتعيّن توزيعها على النازحين قسراً وعديمي الجنسية (مثلاً الخيام والبطانيات وأدوات المطبخ) (ب) جميع الأصناف ذات قيمة مادية بالنسبة للمنظمة بما في ذلك المواد الاستهلاكية (مواد أو إمدادات أخرى تستهلكها المفوضية أثناء تنفيذ عملياتها) عندما تكون هذه الأصناف ذات قيمة مادية. على سبيل المثال، تعتبر الكمامات والقفازات والأبراد التي يستخدمها الموظفون العاملون لدى المفوضية والمنظمات الشريكة على أنّها جزء من المخزون. | مستودع المفوضية هو من حيث التعريف مساحة منظمة تخضع لإدارة موظفي المفوضية أو منظمة شريكة أو كيان تجاري ويتم فيه تخزين وتسجيل المخزونات المملوكة للمفوضية. |
يصف هذا المدخل أهمية الإدارة المناسبة للمستودع والمخزون في جميع العمليات ولا سيّما في حالات الطوارئ، ويصف الأدوار والمسؤوليات اللازمة لتنفيذ أنشطة إدارة سلسلة الإمداد هذه في المفوضية علماً أنّها تنطبق في حالات الطوارئ وكذلك في العمليات العادية. يقدّم هذا المدخل إرشادات أساسية موجّهة للعمليات بُغية إجراء أنشطة متعلقة بالمستودعات والمخزون وفقاً للمبادئ التوجيهية والإجراءات التشغيلية الموحدة للمفوضية.
الصلة بعمليات الطوارئ
شهدت أنشطة إدارة المخزونات والمستودعات في المفوضية توسعاً هائلاً وزيادة كبيرة خلال الأعوام المنصرمة. يعود ذلك إلى تزايد التحديات المرتبطة بالنزوح القسري وانعدام الجنسية وإلى تزايد عدد حالات الطوارئ المعلنة. وبالتالي بات تنفيذ هذه الأنشطة ضرورياً في المفوضية أثناء حالات الطوارئ. وتتطلب هذه الأنشطة عمليات ذات كفاءة من أجل دعم استجابات المفوضية لحالات الطوارئ، ما يشمل استخدام المخزونات بفعالية لتمكين المفوضية من تسليم إمدادات منقذة للأرواح بشكل فوري في حالات الطوارئ. ولتحقيق هذا الهدف، ينبغي على أنشطة إدارة المستودعات والمخزونات في المفوضية أن تشمل:
إجراء حسابات دقيقة لحركة نقل البضائع وأرصدة المخزون من أجل حفظ السجلات الكاملة والدقيقة عن حالة المخزون (بما في ذلك المخزونات الجاهزة والمحجوزة والاحتياطية والموزّعة ومخزونات الطوارئ والمخزونات قيد الوصول).
توفير ظروف تخزين ملائمة للسلع الأساسية اللازمة خلال حالات الطوارئ بُغية ضمان حفظ البضائع في حالة قابلة للاستعمال وصالحة للخدمة عند الاقتضاء.
اتّخاذ التدابير اللازمة للحفاظ على سلامة وأمن البضائع ولحفظ المخزونات وفق خطة التصميم والتخزين ولتكديس الأصناف بشكل مناسب.
قد تكون مرافق التخزين أو المستودعات مطلوبة من أجل: (1) التخزين الأوّلي للمواد بالقرب من نقطة دخول (2) وتخزين المواد قيد الوصول في موقع أساسي لإعادة شحنها (3) وتخزين المواد في موقع محلي على مسافة معيّنة لا تبعد أكثر من يوم واحد عن النازحين قسراً وعديمي الجنسية (4) والتخزين في المخيمات.
التوجيه الرئيسي
3.1. الأدوار والمسؤوليات والمعدات
ينبغي لعمليات المفوضية التي تحتفظ بمخزون أن توزّع الأدوار التالية على موظفين مدربين تدريباً جيداً في نظام التخطيط المركزي للموارد مع تعيين موظف احتياطي لكل من الأدوار والوظائف المذكورة في ما يلي:
جهة تنسيق المخزون: وظيفة الإمداد
موظف يستلم أمر الشراء/أمر النقل: وظيفة الإمداد
موظف يعدّ إصدار الإفراج عن المواد / أمر النقل: وظيفة الإمداد
موظف يوافق على إصدار الإفراج عن المواد: وظيفة البرامج
موظف مسؤول عن السحب والنقل لإصدار الإفراج عن المواد: وظيفة الإمداد
يكون مدير المستودع مسؤولاً عن ضمان تعيين الأدوار والمسؤوليات الرئيسية التالية. يجب أن تكون هذه الأدوار منفصلة في المستودعات الكبرى. أمّا في المستودعات الصغرى، فيمكن لشخص واحد أن يضطلع بعدة أدوار:
الأدوار | المسؤوليات |
مدير المستودع / المشرف على المستودع / حارس المستودع | يشرف على عمليات المستودع. يتحكم بالتخزين والنقل وبعمليات استلام/إخراج المخزون. يضطلع بالمسؤولية الشاملة عن إدارة المستودع والمخزون الموظفُ المسؤول عن الإمداد في العملية والذي يحمل أعلى درجة بين كبار الموظفين. يجب أن يضمن أنّ هذه الوظيفة تُنفّذ بشكل سليم وتحظى بتدريب مناسب وتخضع لإدارة ملائمة. |
مراقب مالي / كاتب قائمة الجرد | يطابق الكميات المادية مع وثائق الاستلام/الإفراج، ويتأكّد من أنّ سجلات المخزون (بطاقات الصندوق/الكدسة والمخزون) تطابق المخزون المادي. |
مسؤول عن حفظ السجلات | يحدّث ويتعقب ملفات المخزون ووثائق الشحن ويتأكّد من اتّباع الإجراءات الروتينية السليمة لتعبئة الملفات. |
حارس الأمن | يضمن الأمن على مدار الساعة لمباني المستودع والأصناف المخزنة. |
ينبغي على جهة تنسيق المخزون في المفوضية وعلى مدير المستودع ضمان تدفق المعلومات بفعالية بغية التمكين من رصد الأنشطة المخططة والتحكم بها. الطرفان مسؤولان عن ضمان تحديث سجلات المخزون بسرعة ودقة. وينبغي لمدير المستودع أن يبلّغ مكتب المفوضية بشكل صريح وفوري عن أي مشكلة قد تنشأ (أو بالعكس) ليجري التعاون على معالجتها.
تكون وظيفة الإمداد بالتعاون مع وظيفة البرامج مسؤولة عن ضمان تعيين مدير لكل مستودع (سواء كان تحت إدارة موظفين من المفوضية أو خارجها) يضطلع بالمسؤولية الكلية عن إدارة المستودع وعملياته.
تأكّد من أنّ الاستمارات التالية متوفرة بكميات كافية على الدوام:
بطاقات المخزون
بطاقات الصندوق
بيانات شحن مرقمة
مذكرات مرقمة لاستلام البضائع
استمارات ودفاتر حسابات وسائر القرطاسية
ينبغي توافر المعدات والموارد التالية لكي يعمل المستودع بشكل سليم:
المعدات الأساسية | المعدات المتخصصة | حرّاس الأمن |
هاتف أو رابط للاتصالات اللاسلكية | قد يلزم توافر مولّدات كهربائية ورافعات شوكية وناقلات للتعامل مع كميات كبيرة من الإمدادات والأصناف الثقيلة. يتم تحديد المستلزمات بمساعدة خبراء يقدِّمون المشورة. | يجب أن يقدِّم حرّاس الأمن حماية على مدار الساعة لمباني المستودع والأصناف المخزّنة. |
اتصال عبر الإنترنت/الفاكس. (في الوضع المثالي، يتيح الاتصال عبر الإنترنت رابطاً مباشراً بمكتب المفوضية.) | ||
جهاز كمبيوتر وطابعة متعددة الوظائف (نسخ وطباعة ومسح وفاكس). | ||
أدواة لفتح الصناديق (مطرقة وكلّاب معقوف وقاطع فولاذي وما إلى ذلك) | ||
أكياس وإبر وخيطان وحاويات أو علب كرتون صغيرة احتياطية لإعادة تعبئة الإمدادات في حال تعرّضت العبوات للتلف | ||
أدوات لقياس وزن السلع الأساسية، وغرابيل بحجم مناسب، وعربات يدوية بعجلتين أو عربات جاك لنقل البضائع. | ||
مكانس ومجارف وفُرَش وسلات للمهملات. | ||
مجموعة لوازم الإغاثة الأولية ومصابيح كهربائية وأجهزة ومعدات لإطفاء الحرائق داخل مبنى التخزين وخارجه | ||
كابلات نقل الكهرباء أو أسلاك التوصيل ووصلات الأنابيب الهوائية المضغوطة | ||
توفير مولّدات كهربائية احتياطية إذا كان الإمداد بالكهرباء غير ثابت |
3.2. الخطوات الواجب اتخاذها
| يُعدّ التخطيط ضرورياً قبل تصميم المستودع وإنشائه في بلد ما أو لعملية ما. وإنّ عملية التخطيط والتقييم يجب أن تشمل دراسة جدوى وخطة البنية التحتية للمستودع (أين وماذا وكيف). استخدم المذكرة الإرشادية بشأن دراسة الجدوى وتقييم شبكة المستودع والمرفق الأول: نموذج عن دراسة جدوى المُتاحة على الشبكة الداخلية الخاصة (إنترانت) بدائرة إدارة الإمدادات في المفوضية: صفحة إدارة المستودع والمخزون. |
| حيثما تكون مرافق المستودع والتخزين قيد الاستخدام بالفعل في منطقة تشغيلية معينة، يجب أن يعمد موظفو الإمداد إلى تقييم تلك المرافق من أجل تحديد ما إذا كانت ترتيبات التخزين التي تقدّمها ذات كفاءة وملبّية لاحتياجات العملية في المفوضية. استخدم المذكرة الإرشادية بشأن دراسة الجدوى وتقييم شبكة المستودع والمرفق الثاني: مراجعة شبكة المستودعات وتحسينها على النحو الأمثل المُتاح على الشبكة الداخلية الخاصة (إنترانت) بدائرة إدارة الإمدادات في المفوضية: صفحة إدارة المستودع والمخزون.
|
| إذا تم اتّخاذ قرار بإنشاء مرفق لمستودع جديد خلال حالة طوارئ أو خلال عمليات عادية، يجب حينئذ اختيار مبانٍ تستوفي شروط المفوضية ومعاييرها وميزانيتها. ويجب النظر في خيارات تشمل الاستعانة (بشركاء منفذين) أو استئجار مرافق أو مشاركة مرافق أو استعمال مرافق مؤقتة أو مستودعات حكومية موجودة (يتم استخدامها إذا كانت تستوفي المتطلبات التشغيلية) أو تشييد مبنى جديد. إذا تعذّر إيجاد مرافق ملائمة للتخزين، يجب حينئذ بناء المرافق. قد يكون من الملائم في الأجل البعيد استخدام تقنيات ومواد وممارسات محلية. ولكن لغرض التشييد السريع، قد يكون من الضروري اعتماد تدبير مؤقت باستخدام مستودعات جاهزة (خيام). ويجب تثبيت هذه المستودعات الجاهزة في مواقع مناسبة. ويجب حماية هذه المستودعات من المياه السطحية من خلال حفر خنادق عند الضرورة وإرساء منصات مرتفعة داخلها (منصات ارتكاز أو غطاء أرضي على الرمل). وبالنسبة للمحتويات فيجب ألا تلامس جدران الخيمة. يتم الاحتفاظ بالمستودعات الجاهزة في مخزونات الطوارئ المركزية التابعة للمفوضية. تأتي المستودعات الجاهزة بطول 24 متراً وعرض 10 أمتار أمّا سعة تخزينها فتتراوح بين 750 و1,100 متر مكعب. يجب تفقّد مرفق البناء ومعاينة السلامة قبل إشغال أي مستودع. يجب أن تكون المستودعات جيّدة من حيث التشييد والتهوية وخالية من الرطوبة ويجب أن توفر الحماية من القوارض والحشرات والطيور. يجب أن تكون الأرضية مسطحة وصلبة وأن يكون الوصول إلى المبنى ميسوراً بالإضافة إلى وضع ترتيبات ملائمة للتحميل والتفريغ (مثل منحدر أو منصة). يجب أن يكون الوصول إلى المستودعات ميسوراً في جميع الفصول والأحوال الجوية. خطط بشكل جيد قبيل بداية فصل الشتاء أو الفصول الممطرة. |
| يجب التحقق من العناصر التالية أثناء اختيار مستودع:
|
| توجيه طلب إلى مكتب الخدمات العالمية ودائرة إدارة الإمدادات للحصول على إذن بتخصيص رمز لوحدة الأعمال في نظام التخطيط المركزي للموارد، على أن يتم إرفاق الطلب بنسخة مكتملة من المرفق الثالث: نموذج لطلب فتح مستودع المُتاح على الشبكة الداخلية الخاصة (إنترانت) بدائرة إدارة الإمدادات في المفوضية: صفحة إدارة المستودع والمخزون. |
| لا يمكن تلافي بعض الأضرار أثناء النقل أو التخزين وهذا الأمر ينطوي على مبالغ مالية ضخمة. تُجري دائرة إدارة الإمدادات في المقر الرئيسي عمليات لشراء الإمدادات على الصعيد الدولي. تستفيد هذه الإمدادات من تأمين ضد الخسائر والأضرار التي تتكبّدها وهي قيد الوصول من المورّد إلى إدارة المخزونات العالمية. يجب إبلاغ دائرة إدارة الإمدادات بمطالبات التأمين من أجل تجهيزها. |
| إنّ الإجراءات التشغيلية الموحدة لإدارة المستودعات والمخزونات في المفوضية (التي تشكّل مبادئ توجيهية للشركاء الذين يتولّون إدارة مستودعات المفوضية ومخزوناتها) يجب أن تحدد الواجبات الأساسية للإدارة الفعالة وأفضل الممارسات. يلخص هذا المدخل في المرفق ألف التابع له بعضاً من أفضل الممارسات والواجبات الرئيسية لهذه العمليات على النحو المبين في الإجراءات التشغيلية الموحدة للمفوضية. |
التعلم والممارسات الميدانية
يُرجى زيارة الصفحة المُتاحة على الشبكة الداخلية الخاصة (إنترانت) لـشعبة الطوارئ والأمن والإمداد/دائرة إدارة الإمدادات من أجل الاطلاع على مزيد من المعلومات حول التعلّم وإرشادات إضافية.
الروابط
جهات الاتصال الرئيسية
وحدة المخزونات التابعة لدائرة إدارة الإمدادات في شعبة الطوارئ والأمن والإمداد على العنوان التالي: [email protected]
في هذا القسم:
أخبِرونا بآرائكم في الموقع الجديد وساعدونا في تحسين تجربة المستخدم الخاصة بكم....
أخبِرونا بآرائكم في الموقع الجديد وساعدونا في تحسين تجربة المستخدم الخاصة بكم....