Кадровое обеспечение в чрезвычайных ситуациях

I. Период «расширения»

a) Немедленное реагирование (от 1 до 3 месяцев):

Неотложные потребности в персонале на этапах объявленной чрезвычайной ситуации должны удовлетворяться с помощью следующих механизмов в порядке предпочтения (применимо к местной и международной рабочей силе, действующей в стране и за ее пределами):

• перепрофилирование (передислокация, местные миссии) существующей в стране рабочей силы (представительный орган, с согласия подмандатного персонала);
• использование механизма оперативного реагирования региональных бюро (полномочия директора бюро);
• запрос на развертывание оперативной группы ОЧСБС (оперативные запросы через Бюро в ОЧСБС);
• запрос развертывания сотрудников из реестра экстренных служб ОЧСБС (оперативные запросы через Бюро в ОЧСБС);
• командировки персонала из других операций /штаб-квартир (запросы от операции/бюро, направленные операции / бюро / штаб-квартире);
• ITA/ETA (операция/бюро создает и направляет запрос непосредственно в DHR ETSU или через отдел кадров для персонала категории P; операция создает и направляет запрос TA для ОО/НПО);
• запрос резервных партнеров (операция/бюро направляет запросы на рассмотрение, учитывая возможную 8-недельную задержку и возможности, при которых у резервных партнеров может не оказаться средств/подходящих кандидатов);
• запрос развертывания персонала ДООН (либо в рамках миссии ERT на три месяца для соответствующих требованиям международных сотрудников ДООН, либо как стандартное развертывание сотрудников ДООН);
• запрос о создании ограниченного количества жизненно важных должностей в ускоренном порядке, если это необходимо для обеспечения предсказуемого реагирования на чрезвычайные ситуации и снижения репутационных рисков (например, в случае, если чрезвычайная ситуация носит крупномасштабный характер или происходит в месте, где присутствие УВКБ ООН ограничено) — операция через бюро в DHR и DSPR.

Целевой состав расширенной рабочей силы не должен превышать соотношение 70:30 между персоналом и аффилированными сотрудниками, т. е. общее количество аффилированных сотрудников в операции, включая период до чрезвычайной ситуации, не должно превышать максимально допустимые 30%.

Операциям в странах рекомендуется немедленно приступить к планированию следующего этапа, определив необходимые профили сотрудников, в том числе для резервных партнеров/аффилированной рабочей силы, а также местных и международных временных назначений.

b) Подготовка к устойчивому реагированию на чрезвычайные ситуации (начиная с 4-го месяца):

Кадровое обеспечение в чрезвычайных ситуациях происходит главным образом за счет продолжения работы по привлечению местных и международных сотрудников, включая ITA/ETA, миссии, резервных партнеров, механизмы реестра на случай чрезвычайных ситуаций, местных индивидуальных подрядчиков и сотрудников ДООН, а также, в исключительных случаях, создания жизненно важных должностей с ускоренным назначением.

Целевой состав расширенной рабочей силы останется на уровне 70:30 в соотношении между персоналом и аффилированными сотрудниками. Однако аффилированные сотрудники могут быть наняты в рамках ETA, как указано выше, и в таком случае рассматриваются как персонал. Общее количество аффилированных сотрудников, участвующих в операции, включая этап до объявления чрезвычайной ситуации, не должно превышать максимально допустимые 30%.

В то же время, если потребуется, в рамках операции может быть запланировано создание минимального количества должностей для найма в ускоренном порядке (предложение будет представлено в DHR и DSPR/RMPB к шестому месяцу):

• К шестому месяцу операция через бюро должна предложить минимальное количество вакансий, которые будут закрыты с помощью механизма ускоренного найма. Необходимо учитывать, что местные и международные должности, которые предлагается создать, будут востребованы в течение полных 12 месяцев после назначения (в противном случае следует использовать альтернативные временные кадровые решения).
• Должности, которые будут рассмотрены в рамках ускоренного найма, должны включать, в частности, ключевые руководящие должности (руководитель подразделения/отделения на местах), управленческие и функциональные должности (внутренние/критически важные для УВКБ ООН, например, в следующих областях: управление персоналом, снабжение, межучрежденческая координация, CBI, финансы, администрирование, программы и защита). Технические функции, такие как обеспечение убежищем, общественное здравоохранение, ВССГ, планирование объекта, будут заполнены путем привлечения резервных партнеров, ITA/ETA, отвечающих требованиям сотрудников ДООН и местных индивидуальных подрядчиков. Местные индивидуальные подрядчики могут быть наняты внутри страны. Когда станет доступно медицинское страхование, можно привлечь международных индивидуальных подрядчиков из-за пределов страны.
• Проект ускоренной процедуры найма должен быть направлен в DHR и DSPR для рассмотрения, а затем представлен в RPMB. DHR проверит техническую составляющую, такую как число должностей, название и соответствие классификации, а также запросит оценку ОЧСБС в рамках функций в чрезвычайных ситуациях.
• RPMB настоятельно рекомендуется запросить мнение ОЧСБС о целесообразности определенного кадрового состава.

Особые соображения, касающиеся условий внутри страны

• В целом УВКБ ООН выступает за то, чтобы при планировании кадровых ресурсов, насколько это возможно, учитывались преимущества национальных кадровых решений для укрепления ноу-хау и знаний и обеспечения устойчивости.
• После этапа немедленного расширения персонала операциям рекомендуется определить потребности в рабочей силе на местах на основе анализа пробелов и приоритет использования временных контрактов, которые могут быть продлены на срок до двух лет.
• На этом чрезвычайном этапе, возможно, будет разумно ограничить создание национальных должностей, которые будут закрыты с помощью ускоренных процедур найма и предполагают более длительный срок пребывания в должности.
• Создание должностей категории полевой службы (ПС) поощряется в качестве альтернативы международным должностям специалистов для передачи соответствующих навыков набранной на местах рабочей силе в стране. Вакансии полевой службы также можно продвигать с помощью ускоренной процедуры найма.
• Для выполнения конкретных, ограниченных по времени функций, например, для работы персонала в области регистрации или других технических функций, могут быть использованы местные индивидуальные подрядчики (включая местное отделение ЮНОПС) или национальные ДООН.

c) Более устойчивое реагирование на чрезвычайные ситуации (от 8 до 20+ месяцев):

Будет завершен процесс ускоренного найма, вновь назначенные сотрудники будут переназначены, развернуты и приступят к выполнению своих функций к 8 или 9 месяцу. Ожидается, что эти должности будут сохранены на период, равный 12 месяцам, с даты (повторного) назначения.

Прочие кадровые потребности будут удовлетворены за счет ITA/ETA, миссий, развертывания резервных партнеров, ДООН или местных индивидуальных подрядчиков.

Целевой состав расширенной рабочей силы будет приведен к соотношению не более 30:70 между персоналом, назначенным в рамках ускоренных и других кадровых соглашений, и не более 70:30 между персоналом и аффилированными сотрудниками.

Все чрезвычайные операции, которые получают выгоду от ускоренного процесса найма, должны в рамках кадрового планирования пройти обязательный кадровый обзор перед первым программным циклом после истечения срока действия объявления чрезвычайной ситуации. Цель обзора заключается в определении стратегических перспективных приоритетов для удовлетворения потребностей в защите, помощи и координации в период «заключения контракта» на этапе после чрезвычайной ситуации и согласовании кадровых и бюджетных потребностей на основе этих приоритетов. Обязательное кадровое планирование должно охватывать всю деятельность в стране (а не только создание служб в условиях чрезвычайной ситуации) и увязывать ресурсы с новыми развертываемыми мероприятиями/результатами.

Отделениям в странах рекомендуется в сотрудничестве с Региональным бюро и при поддержке DHR назначить ведущее подразделение (многофункциональную группу) для проведения кадрового обзора. В ходе этих обзоров будет дана оценка численности персонала, организационной структуры, присутствия на местах и функций со стратегической точки зрения, что обеспечит соответствие недавней операции в чрезвычайной ситуации общим целям Представительства.

Обзор охватывает как структурные, так и кадровые аспекты, при этом основное внимание уделяется должностям и отделениям, а не отдельным лицам. Он состоит из четырех этапов: сбора данных (включая аналитику и интервью), подготовку результатов (включая выявленные пробелы), рекомендации (предложения в отношении корректирующих мер), а также принятие решений и их осуществление. На протяжении всего этого процесса ключевые результаты согласовываются с соответствующими заинтересованными сторонами, а окончательный доклад, содержащий рекомендации, утверждается высшим руководством. Рекомендации относительно изменения должностей выполняются в соответствии с полномочиями, изложенными в Системе распределения ресурсов (RAF), в то время как меры, касающиеся отдельных лиц, должны учитываться в Плане действий в области людских ресурсов. С методологией и практическим набором инструментов для проведения обзора кадрового обеспечения можно ознакомиться в Руководстве УВКБ ООН по вопросам кадрового планирования, стр. 13, пункты 51-60, а также стр. 29-35, Приложение 8.

II. Период «заключения контракта»