设立办事处

当考虑在紧急情况期间正式设立新办事处时，还要考虑到严重紧急情况和L1-3宣布阶段之后的长期影响。由于设立新办事处无论在预算、时间还是精力方面都是一项重大投资，因此应审查在紧急情况预计结束时间后，这项投资还能发挥多长时间的作用。

要考虑的主要问题：

• 难民署办事处在新地点预计存在多长时间，范围如何？
• 办公场地能否适应未来的需求，包括能否缩小面积或与其他联合国机构共用？
• 是否可以在必要时提前终止租赁协议？
• 如果该办事处关闭，对基础设施和设备的投资能否收回（例如转给另一个办事处）？

难民署行动中办事处的定义和类型

国家办事处

• 由派驻办事处所在国政府的代表担任领导。
• 它负责难民署在该国的所有职能，并确保与东道国政府、外交使团、联合国机构、非政府组织和其他驻该国国际使团保持联系。
• 规划业务战略、人员配备和预算，并维护机构应用程序COMPASS和C-ERP中行动部门的业务单位。
• 使用美元和当地主要银行账户，并管理现金补充。

办事分处

• 通常设立在战略位置，省/区域当局对该地的相关人口拥有管辖权。
• 其设立通常由该国政府批准，其职能包括在该国特定地区的次级代表职责。
• 它针对保护和方案事宜承担协调、行动和监测职能，并监督省/区域级别的伙伴关系。
• 它可以使用自己的银行账户，并有自己的行政预算和人员配置表。
• 开设或关闭办事分处的权力属于区域局主任。

外地办事处

• 是难民署全面运作的办事处，通常位于某个国家的边远地区，靠近受关注的人口。
• 它针对保护和方案事宜承担行动和监督作用，并监督难民署与地方合作伙伴的关系。
• 开设或关闭外地办事处的权力属于国家代表/特派团团长。

外勤股

• 是难民署的小型派驻机构（不是“办事处”），扩大了指定办事处（国家、分处或外地）的覆盖范围。
• 它在行动中具备灵活性，并且可以从某个地方转移到其他地方。它通常位于偏远地区，靠近受关注的人口。
• 外勤股的领导必须由难民署工作人员担任；由于该股的责任有限且受到严密监督，该干事不必由国际人员担任。
• 它由其所属的国家办事处、办事分处或外地办事处监督，始终在行政上依赖于后者，并向其报告。
• 开设或关闭外勤股的权力属于国家代表/特派团团长。

规划新办事处所需的投入

• 评估基础设施、工作空间和实用空间、无障碍环境、接待区、接触流离失所者等方面的需求。以多职能团队（MFT）的形式进行评估，以听取全面的意见。
• 从一开始就应让难民署或联合国安保专业人员参与规划，进行风险评估，并就需要采取哪些适当的安保措施才能获得UNDSS对房舍和地点的安全许可提出建议。
• 应咨询供应/采购干事，因为设立新办事处涉及多个采购步骤和提交债务审批。在市场条件不允许有效竞争的情况下，即使房屋租赁属于不必采用正式招标方法的采购项目，也必须遵守采购规则。
• 联系行政或预算干事进行成本效益分析，并核实是否有足够的ABOD OL预算来支付租赁、投资和相关费用。
• 向ICT和GIS人员征求在通信、基础设施和能源方面的技术建议。
• 请LAS审查商定的租赁协议草案并提出意见。
• 将此事通知区域局，并分享提交的RAF草案以征求意见。