Общая информация
Глобальные запасы УВКБ ООН на случай чрезвычайных ситуаций или Глобальное управление запасами (GSM) – это сеть складов, созданная в 2011 году с целью предварительного размещения основных предметов первой необходимости (CRI) и других жизненно важных предметов снабжения в стратегических точках по всему миру для обеспечения быстрого и более устойчивого реагирования на чрезвычайные ситуации, возникшие одновременно. Запасы УВКБ ООН размещены в семи местах: Аккре, Аммане, Копенгагене, Дуале, Дубае, Найроби и Панама-Сити (см. Интерактивную карту GSM для получения подробной информации об этих местоположениях, наличии товаров и охвате). Каждый из этих GSM содержит список основных предметов первой необходимости (CRI), являющийся частью каталога CRI УВКБ ООН, а также некоторые из CRI, на которые повышен спрос. Эти предметы распределяются и доставляются УВКБ ООН насильственно перемещенным лицам и лицам без гражданства во время реагирования на чрезвычайные ситуации. В этом разделе описана текущая процедура заказа и высвобождения CRI из глобальных запасов для реагирования на чрезвычайные ситуации при поддержке новых модулей системы Cloud ERP. Раздел содержит ссылки на соответствующие шаблоны и формы, использование которых обязательно.
Актуальность для операций в чрезвычайных ситуациях
2.1 Предварительное размещение CRI в тактических точках позволяет УВКБ ООН эффективно доставлять критически важные предметы снабжения в районы чрезвычайных ситуаций по всему миру, повышая способность учреждения оперативно доставлять высококачественные CRI с постепенно повышающимися характеристиками с точки зрения экологичности при минимально возможных затратах.
2.2 В случае, когда где-либо объявляется чрезвычайная ситуация, страновые подразделения могут запросить CRI из этих запасов через Отдел управления запасами в чрезвычайных ситуациях (ESMU) в штаб-квартире, направив заполненную форму Планирования CRI и запроса на выделение предметов из GSM, доступную во внутренней сети СУС. Форма содержит обновленные цены на CRI и примерно 20% расходов на морской и наземный транспорт. Ее следует отправить по электронной почте ESMU по адресу: [email protected] , указав в копиях письма адреса [email protected] и [email protected]. Время доставки товаров зависит от местоположения, в которое был направлен запрос. В экстренных случаях CRI могут быть доставлены воздушным транспортом. Однако воздушный транспорт рекомендуется выбирать в исключительных случаях из-за значительных расходов и высокого углеродного следа, вредящего окружающей среде.
2.3 На складах УВКБ ООН хранятся следующие основные предметы первой необходимости. Подробные спецификации описаны в Каталоге CRI УВКБ ООН, доступном в сети Интранет СУС:
| семейная палатка (огнеупорная); |
| армированный пластиковый брезентовый лист (4X5); |
| рулоны армированного пластикового брезента (4X50); |
| набор кухонной утвари (тип B); |
| флисовые одеяла средней термостойкости (MT); |
| флисовые одеяла высокой термостойкости (HT); |
| полуразборная канистра (10 л); |
| москитная сетка – LLIN; |
| синтетические коврики для сна; |
| синтетические коврики для сна, годные к переработке; |
| объемное пластиковое ведро (14 л); |
| лампы на солнечных батарейках; |
| мобильный блок хранения – MSU 10x24м (STI). |
2.4 Если запросы на CRI превышают доступные запасы, СУС определяет приоритеты поставок на основе уровня и масштаба объявленных чрезвычайных ситуаций, даты получения запросов и общих оперативных потребностей.
2.5 При планировании в целях ответных мер на чрезвычайную ситуацию следует принимать во внимание следующие риски:
Рабочий процесс
Приведенный ниже рабочий процесс описывает шаги, необходимые для подачи запроса на CRI в GSM УВКБ ООН с использованием Cloud ERP.
PDF-версия рабочего процесса доступна в виде отдельного приложения к этому разделу EHB.
1. Для запроса CRI необходимо отправить заполненную Форму планирования поставок CRI и запроса на выделение предметов из GSM, доступную в сети Интранет СУС. Убедитесь, что вы предоставили всю запрашиваемую информацию и что бюджет, рассчитываемый на основе расходов, отраженных в этой форме, достаточен для покрытия запрашиваемого количества CRI. После заполнения отправьте форму в Отдел управления запасами в чрезвычайных ситуациях (ESMU) по электронной почте: [email protected], также указав в строке «Копия» адреса [email protected] и [email protected]. Вам также потребуется быстро ответить на запрос ESMU о предоставлении дополнительной информации.
2. После получения заявки и проверки ESMU подтверждает и одобряет запрос на CRI, после чего запрашивает план отгрузки у соответствующего GSM.
3. GSM выдает и распространяет план загрузки, запрошенный ESMU, для использования в ходе поиска транспортных предложений.
4. После подтверждения предложения ESMU, переданного запрашивающей операции и содержащего предлагаемые товары и их количество (план отгрузки), подготавливается Заявка на приобретение товара.
5. Запрашивающая операция в чрезвычайной ситуации утверждает заявку на приобретение запрошенных товаров в Cloud ERP.
6. Если операции в чрезвычайной ситуации требуются определенные товары, утвержденная заявка на приобретение направляется в ESMU по электронной почте. Эта заявка обрабатывается через Центр управления покупателя (Buyer Command Center, BCC) в Cloud ERP. Затем ESMU выделяет требуемое согласно заявке количество товара из GSM. При этом создается внутренний заказ на приобретение CRI, который гарантирует перевод средств за товары GSM, подлежащие выдаче. Внутренний заказ на приобретение также запускает автоматический процесс мониторинга управления транспортом Oracle.
7. После получения транспортных предложений в ответ на запрос на ценовое предложение (RFQ) от ESMU или GSM запрашивающие операции рассматривают предложения, чтобы выбрать вариант, наиболее соответствующий их требованиям. Затем ESMU просит запрашивающие операции создать заявку на приобретение транспортных услуг и назначить ее одному из ESU (Отдел снабжения в чрезвычайных ситуаций). ESU создает заказ, который автоматически направляется для утверждения самому старшему специалисту по снабжению запрашивающей операции. ESMU следит за утверждением заказа и отправляет PO выбранному экспедитору.
8. ESMU или GSM отвечают за все детали организации доставки товаров для операций в чрезвычайных ситуациях, запросивших CRI. Операции в чрезвычайных ситуациях получат копии сопроводительных документов, что позволит им подать заявку на налоговые льготы (TE) и выполнить другие соответствующие требования импорта для таможенного оформления CRI. Операции в чрезвычайных ситуациях, запрашивающие CRI, должны ознакомиться с процедурами, установленными правительством принимающей страны, следить за процессом таможенного оформления, подготовить разрешения на импорт и налоговые льготы, а также ознакомиться с другими требованиями, чтобы гарантировать, что CRI будут незамедлительно получены по прибытии.
9. Отгрузка и отправка осуществляются только после того, как операция в чрезвычайной ситуации предоставит разрешение таможенного агента или соответствующие свидетельства об освобождении от уплаты налогов. Экспедиторам направляются инструкции об отгрузке и отправке товаров из GSM только после получения подтверждения о наличии обозначенных выше документов от операции. Тем не менее, груз все равно может быть отправлен, если разрешение получено от операции, которой не требуется получать свидетельства об освобождении от уплаты налогов.
10. Если груз перемещается воздушным транспортом, от операции потребуется следующее:
- Убедиться, что аэропорт располагает разгрузочным оборудованием для самолета, который будет перевозить груз.
11. GSM обновляет заявку на материалы (MRI), автоматически созданную в Cloud ERP, и дополняет ее внутренним заказом на поставку для внутренней комплектации и отгрузки.
12. Международная отправка и отслеживание перемещения контейнера регистрируются системой управления транспортом Oracle Transport Management (OTM) и контролируются ESMU.
13. В тех случаях, когда DAP (доставка на место) в соответствии с правилами Инкотермс не используется, запрашивающие операции несут ответственность за организацию всех местных перевозок для транспортировки CRI в конечные пункты назначения и их таможенного оформления, а также за обеспечение условий хранения товаров до их распределения.
14. После доставки CRI операция подготавливает подтверждение доставки (POD) и квитанцию о получении товара
(GRN), чтобы подтвердить, что товар был получен, при этом копия GRN передается в ESMU.
15. После представления POD в ESMU операция в чрезвычайной ситуации создает чек в Cloud ERP для заказа транспортных услуг.
16. Номер чека передается группе ESMU, которая после получения чека от операции переводит экспедитору оплату за транспортные услуги.
Период после чрезвычайной ситуации
Ожидается, что в долгосрочной перспективе операции будут обеспечивать свои потребности в CRI в сотрудничестве с местными, региональными или международными поставщиками в рамках глобальных рамочных соглашений. В случае более длительных процессов, в рамках которых CRI продолжают предоставляться вынужденным переселенцам и лицам без гражданства, CRI также могут быть запрошены из глобальных запасов, так как всемирная сеть GSM также используется для поддержки текущих потребностей в распределении в рамках операций, не связанных с чрезвычайными ситуациями. Однако СУС одобрит выдачу товаров согласно этим запросам только в том случае, если запасы не выделяются для операций в чрезвычайных ситуациях.
Контрольный список: основное руководство и этапы процесса
Прежде чем запрашивать CRI системе глобальных запасов (GSM), операциям в чрезвычайных ситуациях следует обсудить потребности в CRI с партнерами в стране. Процесс оценки потребностей и планирования должен включать следующие вопросы:
- Какой стандартный набор CRI необходим для каждой семьи (тип изделия и количество на семью)?
- Сколько единиц каждого товара уже имеется в наличии в стране/на действующих складах?
- Каково предполагаемое время выполнения заказа на поставку CRI из GSM?
- Какие товары можно приобрести на месте?
До отправки запроса на поставку CRI операции в чрезвычайных ситуациях должны также выяснить, могут ли они удовлетворить свои потребности в CRI с помощью местных, региональных или международных закупок в соответствии с существующим рамочным соглашением.
В случае CRI закупки на местах осуществляются в соответствии с техническими рекомендациями штаб-квартиры. Операции в чрезвычайной ситуации, планирующая проведение местных закупок CRI, следует в этом случае обратиться по электронной почте [email protected] за консультацией для определения соответствия технических спецификаций перед их окончательной подготовкой. Это требование согласуется с СОП УВКБ ООН по управлению заказами и контрактами на основные предметы первой необходимости и другие товары, управляемые ОЧСБС/СУС.
Операции в чрезвычайных ситуациях должны подготавливать собственные требования к CRI как можно раньше, чтобы избежать нарушений в процессе доставки. В то время как неотложные потребности могут быть удовлетворены путем запроса CRI из глобальных запасов, операциям необходимо планировать и начинать обеспечивать долгосрочные потребности таким образом, чтобы избежать нехватки товаров и снизить зависимость от глобальных запасов.
Операции в чрезвычайных ситуациях должны гарантировать возможность профинансировать стоимость приобретаемых ими CRI (в соответствии с расходами, указанными в форме запроса на выпуск CRI), включая предполагаемые 20%, выделяемые на морские и наземные перевозки. Ориентировочная стоимость доставки воздушным транспортом определяется Отделом управления запасами в чрезвычайных ситуациях (ESMU).
Запрашивающая операция в чрезвычайной ситуации должна назначить сотрудника, ответственного за снабжение во время чрезвычайной ситуации, и обеспечить наличие достаточного количества сотрудников по снабжению для обеспечения эффективной доставки.
Ответственный персонал по снабжению, входящий в состав Отдела управления запасами в чрезвычайных ситуациях СУС, является ключевыми контактными лицами, к которым следует обращаться по всем вопросам, связанным с выделением CRI из глобальных запасов УВКБ ООН. Это лицо обеспечивает контроль процесса закупок, эффективную доставку и получение отправлений CRI операцией в чрезвычайной ситуации, включая взаимодействие с экспедиторами и другими участниками и последующий контроль документов в ERP Cloud и системе Oracle Transportation Management (OTM).
Чтобы обеспечить бесперебойную доставку и избежать платы за хранение (задержку/простой), страновым операциям следует обеспечить своевременное получение всех необходимых разрешений/освобождений от уплаты налогов, с тем чтобы товары могли быть выпущены из порта ввоза по прибытии.
Если товары необходимо перевезти воздушным транспортом для экстренного реагирования на чрезвычайную ситуацию, персонал УВКБ ООН по снабжению в ходе чрезвычайной операции должен обеспечить оперативное выполнение всех необходимых логистических процедур, получение разрешений на освобождение от уплаты налогов и всех иных требуемых разрешений в пункте назначения, чтобы ESMU в СУС мог эффективно организовать воздушную перевозку.
Стандарты
Принципы закупок УВКБ ООН, а также стандарты и показатели, включенные в программу EHB «Закупки в чрезвычайных ситуациях», применяются к процессам, описанным в этой статье о выдаче CRI из GSM.
Ссылки
Основные контактные данные
В этом разделе:
Мы хотели бы узнать, что Вы думаете о новом веб-сайте. Помогите нам улучшить взаимодействие с пользователями!
Мы хотели бы узнать, что Вы думаете о новом веб-сайте. Помогите нам улучшить взаимодействие с пользователями!