نقل المخزونات الفائضة

​ينبغي لكل عملية أن تحدد ما تحتاج إليه من أصناف المخزون وكمياتها (مع التركيز على الفئة أ). ولدعم هذه العملية فإن شعبة الطوارئ والأمن والإمداد/دائرة إدارة الإمدادات توصلت إلى تقرير فائض المخزون للجرد وتقرير مدة صلاحية المخزون . عند اتباع التخطيط المركزي للموارد فإن وضعية المخزون وموثوقية بيانات المعاملات تعتمد على قيام زملاء الإمداد في المكتب القُطري بإدخال بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب. ومن خلال تطبيق معايير التصفية المتضمنة في التقارير يستطيع المكتب القُطري تحديد البيانات ذات الصلة بحالته. ويمكن استخراج الجداول لإتاحة استخدامها في إجراء المزيد من التحليل.​

​ينبغي لكل عملية أن تراجع بشكل دوري مستوى المخزونات الموجودة لديها في البلد.

​تستعرض شعبة الطوارئ والأمن والإمداد/دائرة إدارة الإمدادات بالتنسيق مع المكاتب الإقليمية أو المكاتب القُطرية ما هناك من مخزونات فائضة موجودة لدى العمليات بشكل منتظم.

​ينبغي للعمليات القُطرية نقل كميات المخزون الفائض التي تم تأكيدها إلى المنطقة ذات الصلة بالمخزون في التخطيط المركزي للموارد.

​تشارك شعبة الطوارئ والأمن والإمداد/دائرة إدارة الإمدادات خطة تفصيلية للمخزونات التي قد يتم نقلها بعد موافقة المكتب القُطري والمكتب الإقليمي. تحدّد العمليات القُطرية والمكتب الإقليمي بالتنسيق مع شعبة الطوارئ والأمن والإمداد/دائرة إدارة الإمدادات الوجهات الممكنة والأسعار المتوقعة بما في ذلك تكلفة النقل وقيمة مواد الإغاثة الأساسية التي يتم نقلها من المخزون الفائض.

​قد يتطلب من العملية التي ستتولى الاستلام أن تحول الأموال بقيمة المواد التي تم الاتفاق على نقلها بالإضافة للتكاليف اللوجستية (كالنقل وغيره) أو أن توفر الميزانية ومراكز تحديد التكاليف التي يمكن أن تتحمل التكاليف.

​يمكن للأطراف المعنية أيضاً أن تتوصل إلى اتفاق فيما بينها. مثلاً، قد توافق عملية ما على التبرع بمخزونها الفائض، وفي هذه الحالة لا يكون على العملية المتلقية للمواد سوى دفع تكاليف النقل. يجب أن تتم هذه الترتيبات دائماً بالتنسيق مع المكتب الإقليمي المعني.

ينبغي للعملية المسؤولة عن الإفراج أن

          1. تؤكد المخزون الفائض الموجود لديها.

          2. تُعِد خطة التحميل (بما في ذلك الوزن والحجم) لحساب متطلبات النقل والتكاليف.

          3. تجهز شهادة الإهداء وبيان الشحنة وشهادة المنشأ، مع التأكد من موافقة العملية التي ستتولى الاستلام على مسودات الوثائق. يُعد ذلك أمراً مهماً لضمان استلام المواد بسلاسة عند وصولها وأن تكون الوثائق متوافقة مع المتطلبات الجمركية والضريبية.

          4. تنظم تفقّد مادي دقيق للمواد للتأكد من أن حالتها وتغليفها مناسبان للنقل والتوزيع. 

          5. تجمّع ما هو متناثر من المخزون الفائض وتضعه في مستودع مناسب لتيسير عملية نقله وتصديره.

          6. يجب التأكد من تحديث برنامج Cloud ERP وفقاً لذلك ونقل المواد إلى منطقة التخزين المناسبة في النظام (الفائض).